Il titolo sembra quello di un film degli anni ’70 ma vorremmo trattare argomenti differenti da quelli che hanno contraddistinto la produzione cinematografica di 40 anni fa.
Come deve prepararsi alle vacanze e come organizzarsi per non rinunciare al relax, senza mettere da parte le responsabilità che non cessano nel periodo estivo.
I preparativi per le vacanze dell’amministratore di condominio
Nell’approssimarsi delle ferie che si meritano anche gli amministratori di stabili, si deve cominciare ad attivare tutte quelle pratiche che consentiranno di partire senza molti pensieri (cancellarli tutti è impossibile).
Al primo posto suggeriamo di considerare la nomina di un professionista che potrà sostituire il titolare. Sarebbe meglio individuare un collega fidato o un collaboratore con pari qualifiche in modo che sappia come agire soprattutto durante le emergenze.
Assemblee e calendario 📆
Prima di partire si dovrebbe organizzare il calendario delle assemblee o gestirle in remoto anche dalla località prescelta per trascorrere la pausa estiva (sempre se ne abbia voglia). Evitiamo che un condominio pretenda un’assemblea nel momento sbagliato.
Discorso differente per le assemblee dettate da un’emergenza. Anche in questo caso è possibile farla organizzare da un delegato e gestire da una persona differente dall’amministratore. Ovviamente va dato seguito a quanto stabilito, l’organizzazione può sempre essere avviata dal sostituto.
E-mail 📬
Ricordiamoci di attivare il risponditore automatico che risponda alle e-mail in arrivo. L’avviso dovrebbe comprendere lo stato di assenza, che il messaggio verrà comunque letto e considerato.
Dovrebbero essere indicati i riferimenti al sito dello studio di amministrazione immobili dove sono indicati per esteso i numeri da contattare per le emergenze. Richiamiamo l’attenzione sul fatto che i messaggi dovranno realmente essere letti in un tempo utile per gestire eventuali emergenze.
Centralino ☎️
Attiviamo un messaggio per il centralino con cui avviseremo che lo studio è chiuso, quando riprenderà l’attività, i riferimenti per le emergenze, gli indirizzi di contatto di sostituti o per le comunicazioni previste per il periodo di chiusura.
Sito web dello studio di amministrazione stabili 🖥
Se ha a disposizione un sito web, l’amministratore di condominio in vacanza può contare sulla soluzione più comoda per avvisare i condomini circa le chiusure ed i riferimenti da considerare.
Grazie al sito web è possibile attivare risponditori automatici, ricevere messaggi su emergenze in condominio, mettere a disposizione i documenti condominiali riducendo così le richieste in tal senso, inviare i promemoria (automatici) sulle scadenze delle rate da versare, ecc.
Un sito web può realmente diventare un assistente virtuale in grado di risolvere una serie di attività programmate. Questo ovviamente non vale solo per la pausa estiva, il vantaggio vale tutto l’anno.
Numero emergenze 🛑
In alternativa potrebbe essere attivato un numero dedicato alle sole emergenze. Lo sconsigliamo perché sappiamo che la considerazione di ciò che è considerato “emergenza” è molto soggettiva. Questo numero finirà per essere usato per comunicazioni ordinarie.
Whatsapp 🚫
Attivare gruppi Whatsapp può sembrare una buona idea, una sorta di obbligo dettato dalla diffusione del sistema di messaggistica. Peccato che per quanto previsto dalle normative sulla Privacy, sia sostanzialmente vietato. Quasi ogni aspetto del software cozza contro le specifiche richieste dal Garante.
Utilizzarlo espone l’amministratore alle conseguenze previste dall’Authority: sanzioni fino a 4 milioni di euro e relativa denuncia penale. Per segnalare il caso basta una semplice PEC o raccomandata. Ne vale la pena?
Fornitori 👨🔧
Non dimentichiamoci delle scadenze per i pagamenti ai fornitori, anche loro hanno diritto di passare vacanze serene.
Cosa fare durante le vacanze
Come ogni professionista con partita IVA, è difficile staccare completamente i pensieri dall’attività lavorativa. Potrebbe essere il momento per considerare l’organizzazione dello studio, l’efficienza delle fasi operative e di fare un bilancio sull’azienda-studio.
Abbiamo abbastanza condomini da gestire? Come possiamo incrementarne il numero? Qual è il grado di soddisfazione per il lavoro che svolgiamo? Quali servizi potremmo aggiungere? Come migliorare le competenze? Siamo pronti a gestire le nuove sfide? Cosa si prepara per il settore?
Il relax aiuta a riorganizzare le idee, è il momento giusto per considerare opportunità messe da parte durante l’anno, quando il tempo sembra non bastare mai.
L’amministratore di condominio in vacanza può fare il punto della situazione, considerare come muoversi all’apertura dell’attività, prima che le scadenze comincino a richiedere tutta l’attenzione.
Siamo disponibili ad aiutarti ad analizzare ed a impostare le modalità operative che utilizzi per migliorarne l’efficienza. Sia per l’organizzazione dello studio di amministrazione immobili, per la qualità della comunicazione che per raffinare le procedure di marketing.
