L’archivio documenti del condominio, se composto in formato cartaceo, comporta notevoli spese e rischi per gestirlo secondo le normative. La soluzione più vantaggiosa è digitalizzarlo, facendo attenzione alla modalità da utilizzare.
L’archivio cartaceo
Il responsabile dell’archivio documenti del condominio è l’amministratore, secondo vari riferimenti contenuti dagli artt. 1129, 1130, 1130 bis del codice civile. Anche la durata di conservazione è qui prevista in anni 10 (salvo obblighi diversi).
L’amministratore pertanto dovrà garantirne la corretta conservazione in modo da evitare deterioramenti, smarrimenti, furti, ecc. Per ottemperare a questi obblighi, l’archivio dovrà essere contenuto in locali idonei, rispettosi delle normative antincendio e di sicurezza.
Tutto questo presuppone dei costi di gestione non indifferenti, soprattutto se l’archivio del condominio è corposo e va ad aggiungersi a quelli di altri stabili. Il D.P.R. 151/2011 sulla prevenzione incendi, prevede per i “Depositi di carta, cartoni e prodotti cartotecnici, archivi di materiale cartaceo, biblioteche, depositi per la cernita della carta usata, di stracci di cascami e di fibre tessili per l’industria della carta, con quantitativi in massa da 5.000 a 50.000 kg” 👇
Oltre a questo, il decreto 22 febbraio 2006 consente di destinare ad archivi e depositi di materiali combustibili locali di piano di superficie non eccedente 15 m2, anche privi di aerazione naturale, alle seguenti condizioni:
- gli elementi di separazione e le porte di accesso, munite di dispositivo di autochiusura, devono possedere caratteristiche di resistenza al fuoco almeno EI/EI 30;
- il locale deve essere protetto con rivelatori di incendio collegati all’impianto di segnalazione e allarme;
- all’esterno del locale, in prossimità della porta di accesso, deve essere posizionato almeno un estintore portatile avente carica minima pari a 6 kg e capacità estinguente non inferiore a 21A 89B;
- il carico di incendio deve essere limitato a 30 kg/m2.
Se la superficie è maggiore, le caratteristiche da soddisfare sono più severe ed onerose. È facilmente comprensibile, oltre alla sottrazione di superficie utile dello studio, quanto la versione cartacea dell’archivio documenti del condominio sia onerosa e scomoda.
L’archivio cartaceo ed il GDPR
Rispetto ad un archivio digitale, quello cartaceo è più complesso da gestire per assolvere alle indicazioni contenute nel GDPR. Innanzitutto è da sottolineare che il GDPR si applica anche agli archivi cartacei:
Il presente regolamento si applica al trattamento interamente o parzialmente automatizzato di dati personali e al trattamento non automatizzato di dati personali contenuti in un archivio o destinati a figurarvi.
Art. 2, comma 1
Ad esempio, all’art. 17 si prevede che l’interessato possa chiedere che vengano cancellati i suoi dati personali, il Responsabile (l’amministratore) dovrà procedere “senza ingiustificato ritardo” (salvo l’obbligo di conservazione di 10 anni).
Un numero di cellulare è un dato personale, dato che può essere richiesto venga cancellato, non ricade nell’obbligo di conservazione dei documenti condominiali, pertanto l’amministratore dovrebbe procedere a criptarlo o cancellarlo. L’operazione pratica è ben difficile con un archivio cartaceo, in cui non si ha certezza del numero delle pagine in cui può apparire quel cellulare.
L’archivio digitale
La gestione dell’archivio documenti del condominio in formato digitale è molto più semplice da gestire. Vengono previsti dei costi minori rispetto a quello cartaceo, in quanto non occupano un’area fisica. La memoria di archiviazione necessaria richiede un investimento economico trascurabile.
Rimangono una serie di indicazioni a cui assolvere, oltre a quelle legate alla responsabilità di preservarne il deterioramento o lo smarrimento, comuni al cartaceo. Andiamo ad elencare i riferimenti più rilevanti:
- ISO/IEC 29134:2017 (Valutazione d’Impatto sulla Protezione dei Dati);
- ISO27001 (Gestione della Sicurezza delle Informazioni);
- Regolamento (UE) n. 2016/679 (regolamento generale sulla protezione dei dati o GDPR).
Si dovrà provvedere a generare un backup salvato su una memoria esterna rispetto allo pc che ospita il data base. L’hard disk è meglio sia accessibile esclusivamente al personale autorizzato, e sito in un ambiente con adeguati sistemi di sicurezza. Si devono predisporre opportune protezioni antivirus, malware e contro gli accessi indesiderati, al pari di qualsiasi macchina collegata alla rete dello studio di amministrazione immobili.
In sostanza, i dati devono essere protetti come per qualsiasi pc utilizzato, considerando modalità adeguate rispetto ai rischi previsti.
Digitalizzare il cartaceo
L’archivio cartaceo può essere digitalizzato. Non esiste una normativa particolare per autorizzare l’amministratore a procedere alla dematerializzazione. Dato che i documenti sono del condominio, si consiglia di farsi autorizzare dall’assemblea per procedere all’operazione, considerando le normali maggioranze per le delibere ordinarie.
Il vantaggio sarà nel risparmio di spazio, di costi di gestione, di rapidità nel richiamare i dati, di maggiore efficienza e trasparenza, considerando che potranno essere esportati sul portale condomini.
Il digitale è valido quanto il cartaceo?
Sì, a condizione di fare le cose per bene. Cominciamo a considerare che:
le copie fotografiche di scrittura hanno la stessa efficacia delle autentiche, se la loro conformità con l’originale è attestata da pubblico ufficiale competente ovvero non è espressamente disconosciuta
Art. 2719 del codice civile
Ovviamente le copie devono consentire di ottenere un grado sufficiente di risoluzione, paragonabile all’originale cartaceo. Consigliamo di tarare i “dpi” (unità di misura della risoluzione) su 2-300 e non oltre, per non generare file troppo grossi ma ben dettagliati.
La firma elettronica
Questo è uno dei passaggi essenziali. Per far diventare originale la copia elettronica, tutti i file devono essere firmati digitalmente. La firma deve essere registrata dall’amministratore in carica, che con questa procedura si farà garante della rispondenza tra cartaceo e digitale.
Attenzione, questo non significa apporre una firma grafica ad un pdf. Si tratta di una validazione del file, che riporterà i riferimenti dell’utente che ha registrato la FEQ. Questa operazione è necessaria ma non sufficiente, al prossimo paragrafo il passo successivo.
La Marcatura temporale
La firma digitale ha valore fino a che è attiva. Quando scadrà la firma (perché ha un termine di validità), anche il documento potrebbe perdere di validità. Per ovviare a questo problema, si applica la Marca temporale.
La marca temporale è definita dal regolamento eIDAS attraverso l’articolo 42 relativo ai “requisiti per la validazione temporale elettronica qualificata”. Nello specifico il regolamento prevede che tale validazione soddisfi i seguenti elementi:
- collega la data e l’ora ai dati in modo da escludere ragionevolmente la possibilità di modifiche non rilevabili dei dati;
- si basa su una fonte accurata di misurazione del tempo collegata al tempo universale coordinato;
- è apposta mediante una firma elettronica avanzata o sigillata con un sigillo elettronico avanzato del prestatore di servizi fiduciari qualificato o mediante un metodo equivalente.
La marca consente di certificare l’ora ed il giorno esatti in cui la firma è stata apposta al documento, ovvero se ne garantisce il momento in cui è stato prodotto e riconosciuto come valido dall’amministratore.
L’Agenzia delle Entrate ha chiarito, con la risposta n. 725 del 18 ottobre 2021, che la firma digitale corredata da marca temporale è idonea a garantire la certezza della data di emissione di un attestato di conformità.
Questo ovviamente vale anche per gli altri documenti.
Sostituire l’archivio cartaceo con quello elettronico
Riassumendo, una volta autorizzati dall’assemblea, proceduto alla scansione, apposte firma elettronica e marca temporale, il documento elettronico è quello ufficiale, si può quindi procedere ad eliminare il cartaceo, applicando l’accortezza di struggerlo prima di gettarlo.
I file prodotti potranno essere salvati in Arcadia, collegati al fornitore, al condomino o al condominio. I dati archiviati saranno facilmente disponibili, suddivisi per categorie, con la possibilità di essere pubblicati anche sull’app condomini.
In definitiva, i vantaggi sono troppi per non investire un po’ di tempo nelle scansioni. Disfarsi di documentazione ammuffita o in via di deterioramento, aggiornare l’archivio in modo efficiente, cancellare automaticamente i file ultra decennali, gestire le richieste dei condomini e la privacy del condominio, contraddistingue gli amministratori più accorti.