Vediamo come un indispensabile strumento quale è l’informatica, può non solo aiutare ma addirittura far crescere lo studio amministrativo.
Passiamo ad individuare tra tutti gli strumenti informatici, quelli che possono essere adottati con vantaggio dall’amministratore di condominio. Esaminiamo i più utili.
Fogli di calcolo e testo
La Microsoft comprende nel pacchetto Office i noti programmi: Excel, Word, Power Point, ecc. Fra questi i più comuni e quasi indispensabili sono Excel (fogli di calcolo) e Word (fogli di testo). Con questi strumenti è possibile organizzare la contabilità di stabili e gestire la produzione di documenti per il condominio.
In alternativa si possono utilizzare software open source come OpenOffice che mette a disposizione gratuitamente i programmi: Write, Calc, ecc. Funzionano tutti in modo simile ai più conosciuti Excel e Word.
Stesso discorso per i programmi originali prodotti da Apple, ovvero: Pages e Numbers. Sono tutti strumenti indispensabili dell’informatica per l’amministratore di condominio.
Excel / Calc / Numbers
Grazie alle funzioni messe a disposizione da Excel, è possibile organizzare buona parte della contabilità condominiale come ad esempio: organizzazione delle tabelle millesimali, creazione del piano rate, registrazione dei versamenti, registrazione di spese, conguagli gestione, ecc.
Questa soluzione è adatta per pochi e piccoli condomini, fortemente sconsigliabile per contabilità complesse e per un numero consistente di condomini. Il rischio di affidarsi al solo Excel per la contabilità è altissimo. È da evidenziare che il suo limite è rappresentato dal fatto di poter gestire solo tabelle e formule.
Word / Write / Pages
È il sistema più diffuso per creare pagine di testo. La possibilità di modifica e personalizzazione è altissima e consente di creare modelli dedicati alle più comuni tipologie di comunicazioni per il condominio quali: convocazioni assembleari, avvisi generici, testi specifici, ecc.
Il limite di questo strumento è che non può creare testi compilando automaticamente campi relativi a dati specifici contenuti in un DB. Ad esempio, se si vuole creare un sollecito di pagamento, Word non è in grado di riportare automaticamente il disavanzo, i versamenti e il piano rate relativi ad un singolo soggetto. Tutti questi dati devono sempre essere riportati manualmente.
Software gestionali per amministratori di condominio
Attualmente sul mercato esistono parecchie soluzioni. Tutte sono in grado di soddisfare le principali esigenze dell’amministrazione di stabili. Tralasciando quale programma faccia cosa e quale ne faccia di più, è da evidenziare l’estrema comodità di utilizzare un programma capace di risolvere quello che con Word ed Excel non è possibile ottenere.
Esistono soluzioni consolidate, altre più innovative e le ultime, attualmente in programmazione, molto promettenti e sicuramente estremamente interessanti per il rapporto qualità/prezzo.
Grazie al gestionale è possibile registrare fatture anche in formato elettronico, creare comunicazioni personali riportando i dati relativi al soggetto, creare e ricevere il tracciato MAV e tante altre funzioni che realmente possono velocizzare il lavoro dell’amministratore di condominio. Il vantaggio consiste nell’abbattimento della possibilità di errore e migliore gestione dei dati.
Sito web dello studio amministrativo
Nell’elenco dei vantaggi dell’informatica per l’amministratore di condominio, non può mancare il sito web. Possiamo identificare due tipologie principali: siti di servizio e siti di marketing.
Le due tipologie non possono coesistere in un solo sito o meglio, è altamente sconsigliabile questa pratica se si vogliono ottenere dei vantaggi in termine di contatti e visibilità sul web.
Siti di servizio per lo studio amministrativo
Questa tipologia è costituita dai siti in grado di pubblicare i dati dei condòmini. Solitamente i dati vengono prodotti ed elaborati dai programmi gestionali e tramite credenziali di accesso, visualizzabili dagli interessati. Costituisce un utile strumento di consultazione e di trasmissione di avvisi ai condòmini.
Siti di marketing per amministratori di condominio
Grazie a questa soluzione, è possibile incrementare il numero di contatti costituiti da chi sta cercando un amministratore di condominio. Grazie al sito, è possibile creare le strategie di marketing più adatte allo studio amministrativo e generare un cospicuo incremento nella richiesta di preventivi e di consulto in studio.
Attualmente, e si prevede anche in futuro, è lo strumento più utile per far crescere lo studio amministrativo. Il vantaggio è dato dalla maggior visibilità dello studio, migliore informazione e generazione della web reputation positiva, assolutamente indispensabili per ogni professionista, amministratore di condominio compreso.
Web marketing per amministratori di condominio
Considerando tutti i sistemi dell’informatica per l’amministratore di condominio, il più proficuo è senza dubbio il web marketing, strategia capace di unire tutti gli strumenti del marketing ai vantaggi del web.
Non è un caso se tutte le maggiori aziende mondiali siano del settore informatico. La realtà è che questo è lo strumento più efficiente per incrementare il numero di condomini da amministrare. È il sempre utile “passaparola” ma in versione moderna.
Si basa sull’efficacia del sito web, unita alla presenza sui social network, unendo così l’enorme bacino di utenti di una con l’efficienza della comunicazione dell’altro. Il risultato ottenuto è ottimizzato dal funnel, ovvero una strategia comprensiva di: social media marketing, web marketing, advertising, e-mail marketing e messenger marketing.
Gli strumenti informatici DM 140
Non dimentichiamo che gli “strumenti informatici” sono compresi nelle materie previste dal DM 140/14 per i corsi di aggiornamento e formazione (art. 5, comma 3, lettera h). Gli amministratori non solo devono essere formati anche sulle materie scientifiche, devono essere messi in condizione di trarne i maggiori benefici.
Ricorda di richiedere espressamente alla tua associazione di organizzare lezioni sugli “strumenti informatici“ e sul web marketing in particolare, come richiesto dal legislatore nel già citato decreto.
Se hai già un sito web, mandaci l’URL così potrai ricevere una consulenza gratuita sulla presenza online del tuo studio amministrativo. Se ne sei privo, ti suggeriremo come avviare la tua attività su internet.
