Il principio cardine che regge gli equilibri tra amministratore di condominio e condòmini è la fiducia. Senza questo prezioso e fragile legame, è impossibile stabilire un rapporto sereno, soprattutto perché l’amministratore si occupa della delicata contabilità di uno dei beni più preziosi: la casa.
Vediamo come formare, consolidare e mantenere il rapporto di fiducia grazie alla trasparenza.
La trasparenza nel rapporto tra condomino ed amministratore
I misteri nella contabilità equivalgono a generare sospetti. Non solo. Affidare un immobile ad un professionista significa concedergli il diritto di rendere la vita in condominio più o meno sopportabile. La vita di tutti i giorni può essere pesantemente influenzata da una cattiva gestione.
Immaginiamo cosa accadrebbe se pur pagando tutte le quote condominiali, nessuno si occupasse di pulire le aree comuni, fare manutenzione o trasmettere le dichiarazioni fiscali.
In breve si vivrebbe in un ambiente degradato, insalubre, pericoloso e con il rischio di ricevere sanzioni o conseguenze giudiziarie. Basti pensare ad un cornicione che si schianta al suolo colpendo un passante. In più si avrebbe il danno di pagare le spese condominiali senza averne alcun beneficio.
Tutto questo può essere scongiurato grazie alla trasparenza a cui l’amministratore di condominio è tenuto, è infatti un preciso obbligo quello di rendere disponibili tutta la documentazione inerente il condominio.
“i condomini e i titolari di dritti reali o di godimento sulle unità immobiliari possono prendere visione dei documenti contabili giustificativi di spesa in ogni tempo ed estrarne copia a proprie spese”
art. 1130-bis c.c
Il valore della comunicazione
Un buon amministratore non ha bisogno di essere obbligato a mettere a disposizione dei condomini tutte le informazioni sulla gestione. Può cambiare la modalità con cui consentire l’accesso ai documenti, la vera differenza è tutta qui.
Alla richiesta di un condomino di visionare una fattura, ad esempio, l’amministratore può rispondere in tempi brevi, consentendogli di consultarla presso il suo ufficio, oppure se più disponibile, gliene invierà una copia. L’amministratore più organizzato non riceve queste richieste. Perché?
Semplicemente perché non aspetta che qualcuno gli faccia queste richieste, le anticipa utilizzando un portale su cui pubblica tutti i documenti condominiali, fatture comprese. In questo modo risparmia il tempo e le risorse necessarie per rispondere alle richieste e garantisce la massima trasparenza.
Le caratteristiche del portale web dedicato ai condomini
Non basta pubblicare i documenti su internet per essere efficienti, lo si deve fare rispettando i regolamenti ed il buon senso. L’importanza della trasparenza nell’amministrazione condominiale deve essere garantita su solide basi normative.
Innanzitutto è necessario consentire l’acceso ai soli interessati ed ognuno dovrà vedere i soli documenti che gli competono, non di più. Ogni aspetto della pubblicazione deve essere rispettoso delle indicazioni emanate dal Garante della Privacy.
I dati dovranno essere resi inaccessibili quando un condomino cessa di far parte della compagine condominiale. L’accesso deve essere protetto tramite un sistema di password a più livelli, configurabile e aggiornabile direttamente dal condomino, in modo che l’amministratore non ne conosca le credenziali di accesso.
In caso di data breach è necessario che il fornitore si impegni a darne notizia ai soggetti interessati, nei tempi previsti. Deve essere predisposto un backup ridondante per garantire la conservazione dei dati.
È consigliabile che il portale sia realizzato utilizzando un responsive design, ovvero visualizzabile sia da computer che da smartphone o tablet. Meglio ancora se è disponibile un’app dedicata ai condomini, così da facilitarne l’utilizzo.
I vantaggi per l’amministratore di condominio
Abbiamo visto come l’importanza della trasparenza nell’amministrazione condominiale costituisca un fattore chiave. Consideriamo anche un altro aspetto molto pratico.
L’amministratore ha due possibilità di guadagnare assicurando la trasparenza e presentandola come una caratteristica della sua gestione:
- Rendere disponibile gratuitamente il portale web
- Concedere l’utilizzo a pagamento del portale web
Nel primo caso potrà trovarne giovamento per una maggiore competitività del preventivo rispetto quelli presentati da altri amministratori che si fanno pagare questa tipologia di servizi.
Nel secondo caso costituisce una fonte di guadagno diretta perché la messa a disposizione di un portale web non è uno dei compiti a cui l’amministratore di condominio è obbligato.
I vantaggi per il condomino
Soprattutto il condomino trae vantaggi dalla trasparenza nell’amministrazione condominiale. Grazie alla possibilità di poter visionare in modo semplice e diretto ed in qualsiasi momento tutta la documentazione contabile, può tenere sotto controllo le voci a cui è più interessato, senza dover attendere la disponibilità dell’amministratore.
Può procedere a maggiori controlli senza doverne richiedere spiegazione, magari durante l’assemblea, evitando di allungarne i tempi. Può sincerarsi dell’avvenuta registrazione di un versamento e verificare la propria posizione contabile.
In più, se è possibile ricevere ed inviare documenti tramite portale web o app, lo scambio di documenti da compilare, ad esempio, sarà più immediato, evitandone lo smarrimento o qualsiasi errore di invio o ricezione.
Richiedi al tuo amministratore di utilizzare Arcadia, così da essere certo di poter accedere alla contabilità condominiale in modo trasparente, sicuro, completo.