Per garantire la massima efficienza nelle comunicazioni, controllo ed accessibilità dei dati nelle manutenzioni oltre alla trasparenza per i condomini, Arcadia mette a disposizione di condomini e fornitori 2 app per smartphone e tablet. Oggi scopriremo l’app rossa, quella dedicata ai fornitori ed alle manutenzioni.
I vantaggi per l’amministratore
L’app Arcadia dedicata ai fornitori consente di gestire tutte le fasi dei lavori di manutenzione, la documentazione, le persone coinvolte, gli orari di intervento, le comunicazioni e tanto altro.
L’amministratore è abituato a ricevere molte e-mail, anche troppe e-mail. L’app Arcadia consente di tener traccia e coordinare tutte le parti coinvolte nei lavori di manutenzione, consentendo di ricevere informazioni, file, aggiornare i condomini, ecc. Tutte operazioni che prevedono un infinito numero di comunicazioni, magari inviate ad indirizzi differenti o da mittenti con più indizi e-mail. Insomma, tanta confusione.
L’app Arcadia dedicata ai fornitori mette ordine, riduce l’impegno di tempo speso per seguire tutte le fasi e la gestione dei documenti che contraddistinguono le manutenzioni, sia dovute a sinistri che quelle periodiche e programmabili.
Cosa accadeva prima dell’app Arcadia dedicata ai fornitori
In studio arrivava una telefonata che segnalava un sinistro. L’amministratore prendeva nota e cercava il fornitore adatto, lo contattava e da quel momento in poi iniziava una lunga lista di e-mail e telefonate, magari con soggetti differenti e coinvolgendo più collaboratori dello studio.
Alla fine era complesso ricostruire ogni traccia degli interventi, chi ha partecipato, quando, le verifiche fatte, la documentazione prodotta, la contabilità generata, le informazioni inviate o ricevute dai condomini.
Ancora più problematico quando si smarrivano i dati per problemi informatici, si seguivano procedure di archiviazione non efficienti, si doveva integrare dati elettronici con il cartaceo.
Cosa accade dopo aver adottato l’app Arcadia
Grazie all’utilizzo dell’app Arcadia, fornitore ed amministratore collaborano nel seguire e costituire la pratica degli interventi di manutenzione in condominio. Lavorando un po’ tutti, tutti lavorano meno.
Tutti gli invii di informazioni, di file, di comunicazioni vengono convogliati su un unico vettore, a disposizione di tutti e facilmente gestibile. L’archiviazione è efficiente e sicura grazie alla soluzione in cloud.
Non ci si dovrà preoccupare della gestione della Privacy nelle comunicazioni perché tutti potranno accedere ai soli dati che gli competono.
L’amministratore potrà vedere in tempo reale in quale stato versano i lavori, chi ha fatto cosa, quando, il tempo impiegato, ecc. Tutti dati che possono essere comunicati all’istante ad una richiesta del condomino, da qualsiasi collaboratore dello studio, evitando così che in caso di assenza della persona che segue le pratiche di sinistro, ci sia un ritardo o una mancanza di informazioni.
Le comunicazioni efficaci con i condomini sono un ottimo generatore di percezione di alta professionalità dello studio di amministrazione stabili. Non bisogna perdere occasione per mostrare le capacità operative! La fiducia generata è il sistema migliore per incrementare la buona reputazione dell’amministratore.
I vantaggi per i condomini
Non sono solo fornitori ed amministratori a beneficiare dell’app dedicata alle manutenzioni, anche i condomini ne possono trarre grossi vantaggi.
Spesso gli interventi condominiali coinvolgono anche parti private o richiedono la presenza e la collaborazione dei condòmini. L’app Arcadia si dimostrerà essere di particolare aiuto per coordinare le comunicazioni tra lo studio ed i diversi soggetti coinvolti o da coinvolgere.
Ogni persona coinvolta verrà raggiunta dalle notifiche che segnaleranno il procedimento delle operazioni in condominio. Tutti sapranno quando dovranno essere presenti o dovrà essere rimandato un appuntamento. Senza mai dover chiamare!
Alcuni esempi pratici di come funziona l’app per gli interventi in condominio
Puoi aprire un ticket per un fornitore specifico o per più di uno, il primo che risponderà prenderà in carico l’intervento. L’amministratore vedrà in tempo reale quando un fornitore risponde e riceverà una notifica.
Il fornitore, ricevute le informazioni descritte nel ticket, pianificherà l’intervento o un sopralluogo, coinvolgendo o meno altri professionisti che può ritenere indispensabili per la soluzione del problema. L’amministratore riceverà notifica con tutte le informazioni. Se sono coinvolti dei condomini, anche loro riceveranno una notifica con gli orari previsti per l’intervento.
La ditta incaricata si presenta in condominio, può dichiarare l’ora di arrivo e l’ora di partenza in modo che, in caso di fatturazione ad ore, l’amministratore possa controllare la correttezza di quanto indicato in fattura.
Al termine delle operazioni, le ditte intervenute possono inviare tramite l’app delle foto, video o altra documentazione che attesta la soluzione dell’intervento o se non risolto, lo stato della situazione.
L’amministratore riceve ogni aggiornamento (sia tramite Arcadia che con gli alert inviati via e-mail) ed ha la possibilità di consultare immediatamente gli allegati che sono stati inviati tramite l’app, procedendo automaticamente alla loro archiviazione.
Solo l’amministratore potrà dire la parola fine alla conclusione dei lavori di manutenzione. In ogni fase può aprire le procedure per un sinistro, comunicando la situazione all’agenzia assicurativa.
Altri casi possono coinvolgere più risorse, ditte differenti, appuntamenti diversi per interventi che devono essere eseguiti con tempistiche opportune. Ad esempio, un’infiltrazione richiederà una prima ispezione, i lavori di muratura, l’intervento dell’idraulico, seguirà nuovamente l’opera dell’impresa edile che stavolta manderà una risorsa differente e poi a conclusione, l’imbianchino.
Tutte queste figure saranno coordinate con l’app Arcadia dedicata alle manutenzioni. Tutti sapranno quando i colleghi o le altre imprese saranno presenti, quando termineranno i propri interventi, quando dovranno intervenire altri e chi sono, quali sono i riferimenti dei condomini da contattare ecc.
Il segreto dell’app Arcadia? La semplicità
Come abbiamo visto, l’app Arcadia può aiutare tantissimo lo studio dell’amministratore. In molti pensano che facendo tante cose sarà difficile da utilizzare o convincere i fornitori ad adottarla. Non è così.
Il segreto dell’app Arcadia è la semplicità. I comandi da scegliere sono sempre pochi e cambiano per ogni fase, presentando solo quelli utili in quella precisa situazione.
L’amministratore può sempre aggiornare un passaggio che è sfuggito al fornitore, perché nulla rimanga incompleto. In più, in caso di manutenzioni programmate, sarà Arcadia ad inviare in automatico le richieste di intervento al fornitore.
Personalizzazione app Arcadia
L’app Arcadia funziona in base ad un “progetto” che prevede delle situazioni e come si possono evolvere, quali saranno i passaggi tra una fase ed un’altra, quali sono le parti che possono interagire o visualizzare i messaggi, ecc.
Tutti questi passaggi sono personalizzabili per soddisfare procedure particolari, funzioni che l’amministratore considera utili da adottare, risultati da ottenere.
Una sola app ma per tanti usi possibili. La massima flessibilità per ogni necessità.
I fornitori e l’app Arcadia
Grazie ai tutorial ed al manuale, ogni fornitore ha la possibilità di apprendere facilmente l’uso dell’app che rimane molto intuitiva.
Mediamente il tempo richiesto per comprenderne l’uso è di 15 minuti. Il tempo che fa risparmiare è infinito.
Considera che i fornitori più strutturati utilizzano già l’app Arcadia e quindi non dovrai preoccuparti di informarli sul suo funzionamento. Ormai sta prendendo molto piede grazie al reale contributo che può dare ai lavori in condominio.
Come funziona l’app per le manutenzioni condominiali?
A questo risponderemo nel prossimo articolo.