La gestione dell’assemblea condominiale

Gli amministratori di condominio hanno bisogno di uno strumento flessibile e sicuro per gestire l’assemblea, indispensabile per poter dare immediato riscontro dell’approvazione di un punto all’OdG, rilevare correttamente le presenze, compilare automaticamente le parti del verbale o dare riscontro delle decisioni prese dalla compagine condominiale.

Dalla convocazione al verbale, è necessario poter contare su tutte le impostazioni necessarie per ottemperare a quanto previsto dalle normative. Nel nostro caso il riferimento principale sarà l’art. 66 delle disp. att. c.c. Scopriamo i dettagli.

La convocazione

Una volta determinato se sarà un’assemblea ordinaria o straordinaria, dovrai decidere quale tabella millesimale utilizzare e quali ruoli convocare. A seconda di quanto dovrà essere discusso, potrai comprendere Inquilini, Nudi Proprietari, Comodatari o altri ruoli presenti nella compagine condominiale, ovviamente oltre ai normali proprietari.

Assemblea online o mista?

Se intendi organizzare l’assemblea da remoto o in formula mista online-presenza, potrai indicare l’url della piattaforma che vorrai utilizzare. Il link sarà riportato nel testo di convocazione e da lì direttamente cliccabile.

L’avviso di convocazione, contenente specifica indicazione dell’ordine del giorno, deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l’adunanza in prima convocazione, a mezzo di posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o tramite consegna a mano, e deve contenere l’indicazione del luogo e dell’ora della riunione o, se prevista in modalità di videoconferenza, della piattaforma elettronica sulla quale si terrà la riunione e dell’ora della stessa

Art. 66 disp. att. codice civile
Date aggiuntive per la prima e seconda convocazione

Se l’OdG prevede molti punti da trattare, è facoltà dell’amministratore dividere l’assemblea su più giorni, in modo che possano essere trattati con la dovuta attenzione, evitando orari improbi per la chiusura dell’assemblea. Le date aggiuntive devono essere indicate nella convocazione:

L’amministratore ha facoltà di fissare più riunioni consecutive in modo da assicurare lo svolgimento dell’assemblea in termini brevi, convocando gli aventi diritto con un unico avviso nel quale sono indicate le ulteriori date ed ore di eventuale prosecuzione dell’assemblea validamente costituitasi.

Art. 66 disp. att. codice civile
Il testo della convocazione

Ogni amministratore utilizza delle formule abituali per la convocazione, riportando avvisi, condizioni, formule di cortesia, ecc. Diventa quindi essenziale poter modificare a piacere il testo e conservarne il format per utilizzi futuri. Sarà possibile generare più modelli e richiamare quello più adatto a seconda dei casi.

Questa possibilità consente all’amministratore un discreto risparmio di tempo perché non dovrà dedicarsi a modifiche continue, rispetto ad un unico modello predefinito disponibile. La stampa ottenuta potrebbe essere:

Il verbale

Anche per il verbale si conferma la comodità di poter richiamare delle frasi precompilate, da utilizzare per alcuni punti specifici, come ad esempio la conferma della nomina, l’assemblea deserta, ecc.

Questo contribuisce a rendere molto rapida la compilazione del verbale, abbreviando i tempi dell’assemblea o evitando di rimandarne la scrittura in un secondo momento.

Compilazione del verbale

Appello e ritardatari

La tecnologia aiuta anche in questa fase grazie ai lettori ottici. Utilizzando i codici a barre, le procedure di appello per l’assemblea condominiale saranno molto rapide, andando a compilare le presenze anche senza la classica chiamata per nome. Ovviamente si prenderà nota delle deleghe tramite lo stesso sistema, o tramite inserimento manuale dei dati (come l’amministratore ritiene più agevole).

È essenziale determinare automaticamente se sono presenti i millesimi sufficienti per costituire l’assemblea, sia in prima che in seconda convocazione. Arcadia fornisce il dato in modo inequivocabile, riportando sul verbale i nominativi per esteso dei presenti.

Appello assemblea condominiale - Arcadia

Nel caso in cui entri un ritardatario, è necessario registrarne la presenza ma considerandone i millesimi in più solo da un certo momento in poi. Arcadia consente di variare l’appello senza modificare quello originario, aumentando i millesimi e le persone presenti, abilitandole al voto solo per i punti in discussione successivi al loro ingresso.

Chiaramente si applica lo stesso meccanismo in senso opposto in caso di condomini che abbandonano l’assemblea in corso. Ingressi ed uscite durante l’assemblea, verranno riportati automaticamente nel verbale.

Votazione delibere

Una volta determinati i quorum di votanti e millesimi necessari ad approvare un punto dell’Ordine del Giorno, si passa alla votazione. Si potranno attribuire i voti contrari, favorevoli e gli astenuti fino ad ottenere immediato riscontro dell’approvazione (o meno) della delibera.

Su verbale saranno riportati per esteso i nominativi dei votanti dissenzienti. Secondo giurisprudenza solo i contrari possono passare ad impugnazione, è quindi importante poterli individuare correttamente.

Votazione delibera assemblea

Qualora un condomino si sia reso conto che ha sbagliato come votare, previo accordo con la compagine condominiale, si potrà modificare il dato senza dover ripetere interamente la votazione.

Si potrà procedere utilizzando millesimi differenti da quelli di convocazione, convocazioni parziali, delibere straordinarie all’interno di assemblee ordinarie, quorum specifici per alcuni punti dell’OdG (come ad esempio quello per la nomina/conferma dell’amministratore).

Insomma, tutto quello che è previsto dalla giurisprudenza, sarà consentito con il modulo Assemblea di Arcadia, senza bisogno di approssimazioni o semplificazioni e seguendo questa direzione, possiamo collegare la gestione degli interventi ad una delibera assembleare, come richiesto dalla Legge di Bilancio 2023 per continuare ad usufruire del Superbonus 110%:

agli interventi effettuati dai condomìni per i quali la delibera assembleare che ha approvato l’esecuzione dei lavori risulta adottata in data antecedente alla data di entrata in vigore del decreto-legge 18 novembre 2022, n. 176, sempre che tale data sia attestata, con apposita dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà rilasciata ai sensi dell’articolo 47 del testo unico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, dall’amministratore del condominio ovvero, nel caso in cui, ai sensi dell’articolo 1129 del codice civile, non vi sia l’obbligo di nominare l’amministratore e i condomini non vi abbiano provveduto, dal condomino che ha presieduto l’assemblea, e a condizione che per tali interventi, alla data del 31 dicembre 2022, risulti presentata la CILA, ai sensi dell’articolo 119, comma 13-ter, del citato decreto- legge n. 34 del 2020;

Comma 894 lettera b

Questo consente di tener traccia dello svolgimento delle delibere, assicurando che ognuna di queste ha avuto seguito. Il resoconto del lavoro svolto può essere reso disponibile sul portale dedicato ai condomini, così da aggiornarli tempestivamente sull’esecuzione delle richieste assembleari, garantendo la massima trasparenza.

Assemblea condominiale e lavori approvati

Assemblea online

Questa soluzione consente di ricevere automaticamente il voto dei condomini collegati da remoto. Il sistema offre il massimo grado di trasparenza e sicurezza, senza rinunciare alla semplicità. Vediamo nel dettaglio come funziona 👇

Al termine delle procedure, l’amministratore potrà inviare copia del verbale a presidente e segretario, nominati dall’assemblea condominiale, per le relative firme.

Anche ove non espressamente previsto dal regolamento condominiale, previo consenso della maggioranza dei condomini, la partecipazione all’assemblea può avvenire in modalità di videoconferenza. In tal caso, il verbale, redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente, è trasmesso all’amministratore e a tutti i condomini con le medesime formalità previste per la convocazione.

Art. 66 disp. att. c.c.

Puoi tenere traccia dei condomini che hanno autorizzato l’invio del verbale o della convocazione tramite e-mail, così avrai l’informazione giusta nel momento giusto.

Liberatoria invio verbale assemblea

Chiusura dell’assemblea condominiale

Potrai richiamare le sezioni precompilate con i tuoi modelli personalizzati, completare la compilazione manuale di quelle parti da integrare al momento, aggiungere link, grafiche o tabelle.

Al termine dei lavori potrai avere a disposizione un verbale già completo, pronto per le firme, la trasmissione e l’archiviazione. Sarà disponibile su app e portale Arcadia per future consultazioni.