Dal 2022 tutti i regimi IVA devono emettere fatture elettroniche. Le fatture saranno ricevute dal cassetto fiscale del condominio.
Importare automaticamente le fatture elettroniche, provvedendo contemporaneamente alla corretta conservazione e controllo formale, consente di contabilizzare esclusivamente il documento ufficiale corretto, e di ottemperare a tutte le normative.
Controllo delle fatture elettroniche
Importare le fatture elettroniche è certo un’operazione che ha effetti positivi, ma spesso non basta per migliorare l’efficienza dello studio di amministrazione stabili.
Il software gestionale deve essere in grado anche di procedere ai controlli per verificare che la fattura ricevuta sia corretta. Se risultasse formalmente errata, ci sarà modo per avvisare il fornitore affinché emetta una nota a credito e la nuova fattura corretta.
La fattura deve risultare corretta dal punto di vista contabile e comprensiva di tutti i dati indispensabili. Se non supera questi controlli, sarà acquisita ma non collegata alla contabilità condominiale, almeno fino a che non verrà verificata dall’amministratore.
Il controllo è necessario per evitare di contabilizzare una fattura che poi si rivela essere errata.
Import delle fatture elettroniche
La situazione ottimale è costituita dall’importazione automatica (e controllo) delle fatture elettroniche, compiuta da un software gestionale dedicato agli amministratori di condominio.
Costituisce il massimo grado di efficienza la possibilità di impostare il software affinché imputi correttamente ed in modo automatico le fatture nei relativi piani dei conti, per ogni condominio.
In questo modo non saranno possibili registrazioni errate, e quelle eseguite dal software, dovranno sempre avere la possibilità di essere modificate.
Qualora si sia attivato un RID per il fornitore, è possibile generare le registrazioni dei pagamenti automaticamente sul gestionale. All’amministratore non resta che elaborare il consuntivo.
La conservazione delle fatture elettroniche
La conservazione prevede che il soggetto passivo assicuri l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura. Questo non è garantito dalla semplice archiviazione delle fatture, siano PDF o XML perché sarebbe sempre possibile modificarle.
Le copie di cortesia non costituiscono il documento ufficiale che lega il fornitore al condominio. Potrebbero differire dalla versione elettronica ed in questo caso, l’amministratore potrebbe registrare dati non corretti, generando una discrepanza tra le sue dichiarazioni e quelle del fornitore.
Normative per le fatture elettroniche
La Legge di stabilità del 2018 stabilisce che, essendo il condominio soggetto passivo, è costretto a gestire le fatture che riceve dai suoi fornitori. Per l’art. 39 del Dpr n. 633/1972 sia chi emette che chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente.
L’interpello n. 909-859/2018 fatto all’Agenzia delle Entrate riporta: l’amministratore di condominio è tenuto ad adeguarsi alle regole relative alla fatturazione elettronica sia in proprio – come soggetto IVA – sia come rappresentante del condominio che è quindi il consumatore finale. Sotto quest’ultimo aspetto gli amministratori saranno tenuti a osservare le regole dettate dalla normativa primaria e dall’Agenzia delle Entrate in materia di ricezione e conservazione delle fatturazioni elettroniche.
L’obbligo di conservazione delle fatture elettroniche del condominio trova le proprie regole tecniche nel decreto Ministeriale del 17 giugno 2014, relativo alle “Modalità di assolvimento degli obblighi informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto”.
L’art. 2 prevede che, ai fini tributari, è necessario rispettare le regole tecniche del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale). In materia di conservazione delle fatture elettroniche, tra le altre cose, è quindi necessario che il soggetto passivo assicuri l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura.
In caso di inadempimento delle norme sulla conservazione, sono previste sanzioni a partire da euro 1000.
Soggetti preposti alla conservazione
L’unico soggetto pubblico preposto alla conservazione è l’AdE, gli altri sono soggetti privati con i quali attivare un servizio dedicato. Gli intermediari abilitati da Agenda Digitale procedono a conservare le fatture per 10 anni, rinnovabili. Arcadia acquisisce le fatture tramite un codice SDI da trasmettere al fornitore, in sostituzione dei “0000000”.
Non tutti i sistemi atti a ricevere le fatture elettroniche, come ad esempio portali dedicati o software gestionali, procedono automaticamente alla conservazione. Si devono sempre ricevere chiare indicazioni in merito. Anticipiamo che Arcadia procede automaticamente alla conservazione.
Esistono sistemi e soluzioni che consentono, in caso di passaggio di consegne, di poter acquisire tutto lo storico di fatture conservate, ricevute da amministrazioni precedenti.
Con questa opportunità sarà sempre possibile generare le dichiarazioni fiscali per l’anno precedente, senza inserimenti manuali, in quanto si avrà a disposizione tutto il fatturato al condominio.
Anche il controllo sulle contabilità pregresse è più agevole in caso di contestazioni o revisioni.
Non privarti di questo vantaggio, capace realmente di ridurre tempi di inserimento e relativi errori.