Dopo aver tracciato le linee sulle procedure da adottare per una corretta contabilità condominiale, vogliamo evidenziare quali sono gli errori da evitare, soprattutto per l’amministratore nominato tra i condomini dello stabile, quello che definiamo “amministratore/condomino”.
Leggi e normative per il condominio
Cominciamo a chiarire che se una tal procedura o impegno è previsto dalla Legge, questa deve essere eseguita come previsto. Non ci si deve inventare un modo alternativo, non si devono cercare scorciatoie o accontentare un condomino rispetto ad un altro.
Gli obblighi previsti per gli amministratori professionisti, sostanzialmente sono gli stessi per i condomini nominati a gestire il condominio. Le differenze sono davvero minime e quindi, se ad esempio, è previsto che il condominio debba produrre il 770, questo dovrà essere compilato ed allegato alla propria dichiarazione anche dell’amministratore/condomino.
Le normative riferite ai condomini sono tantissime ma non esiste scusa per non conoscerle, al pari di qualsiasi legge, che difatti non ammette ignoranza:
Nessuno può invocare a propria scusa l’ignoranza della legge penale
Art. 5 Codice Penale
Accettare la nomina ad amministratore di condominio prevede una serie di responsabilità di cui si deve essere consapevoli. Gli errori da evitare sono pertanto un preciso dovere, non una condizione auspicabile a cui si può applicare indulgenza o lassismo.
Il primo rischio è la creatività contabile
La condizione più rischiosa della contabilità condominiale è l’adozione di un sistema originale, slegato dalle normative e dai principi contabili. Anche se tutti i condomini sono d’accordo nel personalizzare secondo propri criteri, la strada dell’autodidatta o della creatività contabile può portare a risultati tragici.
Negli articoli precedenti abbiamo illustrato quali sono i criteri basilari che dovrai seguire per ottenere una contabilità corretta. Nei successivi tratteremo altri aspetti altrettanto importanti, sempre basati su obblighi in capo all’amministratore.
La creatività in campo contabile è una dote su cui non fare affidamento. In caso di incertezza: chiedi! Non andare ad intuito, non chiedere un consiglio a persone non qualificate, non utilizzare criteri personali. Tutto deve essere come previsto, non come ti sembra più giusto.
Errori più frequenti
Stiliamo un elenco di operazioni o comportamenti altamente rischiosi nella contabilità condominiale. Vogliamo portare alla tua attenzione che ci stiamo riferendo solo alle pratiche contabili e fiscali, tipiche dell’amministrazione condominiale. Non tratteremo delle altre responsabilità che comunque gravano sull’amministratore, come ad esempio la sicurezza degli impianti, gestione dipendenti (custode), vincoli, ecc.
Ripartizioni
Tutto deve essere ripartito in base a tabelle millesimali o consumi. Non è possibile suddividere le spese in modo identico per tutti (salvo eccezioni). Anche se la cosa non piace, questa è la regola più frequente e probabilmente quella che dovrai applicare.
In alternativa alle tabelle millesimali, è possibile tu debba utilizzare delle letture di consumo o applicare delle regole imposte dal gestore, come ad esempio la lettura a fasce. Potrebbero essere calcoli complessi da eseguire ma anche in questo caso Arcadia lo farà per te, devi solo impostare le formule ed applicare le diverse tariffe per fascia, avrai subito il dovuto per ogni condomino.
F24 per le ritenute
È obbligo del condominio versare la quota delle ritenute indicata in fattura. Non si può evitare. Per effettuare il pagamento bisogna predisporre l’F24 e versarlo dal conto corrente del condominio. L’operazione non è complicata di per sé ma procedere con Arcadia è davvero semplice e mette al riparo da qualsiasi errore.
Conguagli
Sono in molti a non avere confidenza con il concetto di conguaglio. In sostanza è la differenza tra quanto richiesto con le rate condominiali e le reali spese sostenute. È buona norma aggiungere (o sottrarre nel caso di conguagli a credito) alle rate del preventivo l’importo del conguaglio del bilancio precedente.
In molti generano una “rata conguaglio” per cercare di chiudere il bilancio in pareggio ma nel caso in cui non venga saldata, si avrà comunque un conguaglio da considerare nel bilancio successivo. Per questa ragione, si sconsiglia di adottare questa pratica, anche se in senso assoluto non è errata.
Convocazione assemblea
Esistono una serie di norme da applicare per la convocazione dell’assemblea. Non adottare quanto previsto mette a rischio di controversie ed impugnazioni, fino a rendere l’assemblea invalida.
Gli errori da evitare sono molti, dai soggetti da convocare a seconda del tipo di assemblea o di sezioni del condominio, alla tabella millesimale da utilizzare. Le maggioranze da adottare a seconda della delibera, ecc. Le regole principali sono inserite all’interno degli articoli del codice Civile e soprattutto:
L’avviso di convocazione, contenente specifica indicazione dell’ordine del giorno, deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l’adunanza in prima convocazione, a mezzo di posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o tramite consegna a mano, e deve contenere l’indicazione del luogo e dell’ora della riunione o, se prevista in modalità di videoconferenza, della piattaforma elettronica sulla quale si terra’ la riunione e dell’ora della stessa. In caso di omessa, tardiva o incompleta convocazione degli aventi diritto, la deliberazione assembleare è annullabile ai sensi dell’articolo 1137 del codice su istanza dei dissenzienti o assenti perché non ritualmente convocati.
Art. 66 disp. att. c.c.
L’assemblea in seconda convocazione non può tenersi nel medesimo giorno solare della prima.
L’amministratore ha facoltà di fissare più riunioni consecutive in modo da assicurare lo svolgimento dell’assemblea in termini brevi, convocando gli aventi diritto con un unico avviso nel quale sono indicate le ulteriori date ed ore di eventuale prosecuzione dell’assemblea validamente costituitasi.
Anche ove non espressamente previsto dal regolamento condominiale, previo consenso della maggioranza dei condomini, la partecipazione all’assemblea può avvenire in modalità di videoconferenza. In tal caso, il verbale, redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente, é trasmesso all’amministratore e a tutti i condomini con le medesime formalità previste per la convocazione.
Procedere in modo difforme da quanto previsto, anche se tutti i condomini fossero d’accordo, non esclude che possano nascere dei problemi. Anche in questo caso Arcadia consente di aiutare il condomino/amministratore a procedere in modo certo, comprendendo le varie possibilità previste dalla legge.
Quorum per approvare i punti dell’Ordine del Giorno
Gestire un’assemblea non è affatto facile. Bisogna essere certi di adottare le maggioranze corrette per approvare ogni delibera dell’OdG. Le maggioranze di fatto variano a seconda del tipo di delibera, le normative sono abbastanza complesse e le tante sentenze su queste problematiche, lo confermano.
Troverai i riferimenti delle diverse percentuali di convenuti e di millesimi previsti all’art. 1136 del Codice Civile.
Dati catastali ed anagrafe condominiale
Tra gli errori da evitare deve essere contemplato quello di un’anagrafe condominiale non aggiornata, comprensiva dei dati catastali corretti. Questo in quanto previsto dalla legge ma non solo.
Nel caso in cui si voglia procedere a spese straordinarie che possono essere oggetto di detrazione fiscale, la pratica da presentare all’AdE prevede la corretta corrispondenza dei dati comunicati e di quelli reali. Se i dati sono mancanti o non corretti, la pratica può essere scartata con la conseguente perdita del beneficio fiscale.
Altri problemi potrebbero sorgere nella comunicazione di un sinistro all’assicurazione. È necessario che tutti i riferimenti di UI e persone siano corretti.
Cassa contanti
Tutti i movimenti bancari devono essere tacciabili è quindi sconsigliato utilizzare i contanti. Qualora si renda necessario l’utilizzo delle banconote, si deve tenerne la contabilità in modo scrupoloso. L’utilizzo del contante è limitato secondo le indicazioni di Legge.
Uno degli errori da evitare è di abusare del contante. Generalizzando, i fornitori si pagano con i bonifici o con gli assegni, gli incassi in contanti si versano immediatamente sul conto corrente.
Privacy
Anche questo è un aspetto che dovrai curare come amministratore/condomino. Sottovalutarlo ti espone ad una serie di rischi personali. Il Responsabile al trattamento dovresti essere tu e se non lo sei, devi indicare chi è. Ti ricordo che deve trattarsi di una persona fisica.
Il Responsabile al trattamento deve produrre il dichiarativo per la protezione dei dati dei condomini e del condominio. Anche questo è un obbligo che deve essere assolto come previsto dal GDPR.
Se hai difficoltà a compilare quanto richiesto, affidati ad Arcadia. Anche in questo caso avrai la possibilità di generare i dichiarativi in modo rapido e corretto, avendo inoltre la possibilità di richiedere consulenze espressamente per questo argomento, da parte di professionisti specializzati.
Le difficoltà sono tante ma per fortuna c’è Arcadia
In caso di indecisione o per dare certezza della correttezza del proprio operato, Arcadia mette a disposizione un comodo servizio di consultazione di tutte le normative, sentenze e informativi riguardanti il condominio.
Condominio Doc è un servizio completamente integrato in Arcadia, ti consente di ricercare ogni argomento e di avere immediato riscontro di tutte le voci correlate tra:
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Poter accedere a tutte le sentenze su un determinato argomento, consentono di riconoscere gli errori da evitare, prima di commetterli o capire come poterli risolvere.
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