Il portale condomini è uno strumento utilissimo per generare trasparenza e migliorare il flusso di comunicazioni con i condomini. Al portale si affianca l’app dedicata ai condomini, dalla quale possono accedere ai dati condominiali e personali direttamente da smartphone o tablet, funzionante per tutti i Sistemi Operativi.
Coinvolgimento dei condomini
Il condomino avrà a disposizione un quadro della gestione del condominio, con particolare attenzione alle unità di cui è proprietario. Potrà accedere all’archivio documentale, consultare le movimentazioni contabili registrate, le fatture ricevute, ed oltre a questo importanti certificazioni quali le detrazioni fiscali o i dichiarativi privacy.
Potrà ricevere direttamente le comunicazioni da parte dell’amministratore, avvisi urgenti e segnalazioni. Utilissima anche l’opportunità di prendere visione degli interventi in corso nel condominio, rimanendo aggiornato sul loro svolgimento.
In aggiunta sono disponibili comode funzioni come la gestione dell’assemblea online o una messaggistica interna. Passiamo ad esaminare tutto con maggiore attenzione.
Visualizzazione delle manutenzioni
Questa funzione porta ad un duplice vantaggio. Innanzitutto avrai la possibilità di pubblicare sul portale tutti gli interventi di manutenzione, in modo da rendere partecipe il condomino del lavoro che stai svolgendo.
Le informazioni riportate seguono il reale andamento del lavoro in corso, consentendo di ottenere informazioni quali: fornitori incaricati, orari di intervento, accesso a video, documenti o immagini inviate, condomini coinvolti, ecc.
L’altro vantaggio è che, potendo accedere a queste informazioni, i condomini eviteranno di segnalarti più volte lo stesso problema. Potendo accedere all’elenco dei lavori in corso, potranno sincerarsi che stai già gestendo quanto ti volevano segnalare. Vedrai ridotto il flusso di richieste di aggiornamento o di segnalazioni, ed il conseguente impegno per fornire le risposte.
Assemblea online
Nel caso in cui si autorizzi un’assemblea online, come previsto dall’art. 66 delle disposizioni per l’attuazione del codice civile:
Anche ove non espressamente previsto dal regolamento condominiale, previo consenso della maggioranza dei condomini, la partecipazione all’assemblea può avvenire in modalità di videoconferenza. In tal caso, il verbale, redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente, è trasmesso all’amministratore e a tutti i condomini con le medesime formalità previste per la convocazione.
l’amministratore potrà gestirla tramite il portale o l’app Arcadia. Sarà in grado di procedere all’appello, registrare automaticamente le espressioni di voto dei condomini, condividere documenti, dare immediato riscontro sull’approvazione dei punti all’ordine del giorno.
Durante l’assemblea avrai già tutti i dati e i documenti di cui potresti aver bisogno, potendo rendere disponibili tutti quelli che hai archiviato, e quindi di immediata consultazione alla compagine condominiale, consentendo quindi un voto consapevole ed assicurando un alto grado di trasparenza.
Al termine dell’assemblea potrai inviare il verbale per la firma al presidente ed al segretario, rendendolo poi disponibile a tutti i condomini. Ricorda che durante l’assemblea potrai avviare le richieste di intervento ai fornitori, come appena deliberato. In questo modo potrai dimostrare la massima efficienza, fornendo un comodo sistema per tenere traccia della reale esecuzione delle delibere.
Vetrina e messaggi
La sezione è dedicata allo scambio di messaggi e proposte tra condomini. Il condominio è soprattuto una comunità che può organizzarsi approfittando di diversi vantaggi, come i gruppi di acquisto solidale o il riutilizzo di oggetti cedendoli ad altri condomini.
Questo tipo di scambi va a migliorare i rapporti tra condomini che, sopratutto nelle città, è difficile da consolidare. Il portale diventa uno strumento che può gestire direttamente il condomino, non più visto come oggetto passivo ma attore di iniziative volte a migliorare la vita nello stabile, senza dover utilizzare l’amministratore come intermediario per i suoi messaggi.
I vantaggi aziendali del portale condomini
Considera che i documenti possono essere pubblicati automaticamente, in alternativa l’amministratore potrà scegliere cosa rendere disponibile sul portale e cosa no, differenziandolo per ogni condominio.
Ad esempio, potrai pubblicare le fatture ricevute per il condominio Alfa e non farlo per il Beta, puoi far accedere alla visualizzazione dell’estratto conto bancario solo i consiglieri, rendere visibile la situazione incassi condominiale solo ai proprietari e non agli inquilini, e tante altre personalizzazioni.
Analizziamo quali sono i vantaggi per lo studio di amministrazione stabili nell’adottare il portale Arcadia.
Differenza tra portale condomini e sito web condominiale
È bene sottolineare che il portale condomini non soddisfa quanto previsto dall’art. 71 ter del delle Disposizioni per l’attuazione del codice civile:
Su richiesta dell’assemblea, che delibera con la maggioranza di cui al secondo comma dell’articolo 1136 del codice, l’amministratore è tenuto ad attivare un sito internet del condominio che consenta agli aventi diritto di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei documenti previsti dalla delibera assembleare. Le spese per l’attivazione e la gestione del sito internet sono poste a carico dei condomini.
Il sito web del condominio è di proprietà di quest’ultimo, comprese tutte le parti che lo compongono come: diritti sulle immagini, proprietà intellettuale sui testi, documenti pubblicati, registrazione dominio ed hosting.
Va evidenziato che i costi inerenti la generazione del sito web condominiale sono nettamente superiori a quelli del portale del software gestionale. Oltre alla considerazione economica, è da tenere in conto le responsabilità legali derivanti dalla gestione del sito web.
L’amministratore si dovrà preoccupare della protezione dei dati, degli accessi, e delle normative relative. Da ciò deriva la soluzione più proficua per condomino ed amministratore: il portale del gestionale.
Maggiore efficienza nella comunicazione
Abituare i condomini ad utilizzare un canale preferenziale per i contatti con lo studio di amministrazione immobiliare, consente una maggiore efficienza. Spesso il condomino utilizza più indirizzi email, magari non tutti censiti nelle anagrafiche salvate sul gestionale, o sui programmi di posta.
Spesso nasce la domanda: “Chi è che mi sta scrivendo”? Un discorso simile per le e-mail che invia l’amministratore, che puntualmente qualche condomino afferma di non aver ricevuto.
È possibile utilizzare il sistema di avvisi generato dal portale Arcadia, in grado di inviare messaggi al singolo condomino o a tutta la compagine. Sull’app verrà anche generata una notifica.
La ricezione dei messaggi può avvenire tramite ticketing, in grado poi di essere elaborato dai collaboratori dello studio, che terrà traccia di tutti i documenti scambiati e delle comunicazioni. In questo modo anche il condomino potrà vedere le sue richieste o segnalazioni, direttamente sul portale, esattamente come accade per le manutenzioni e richieste di intervento ai fornitori.
Oltre a questo, grazie agli automatismi che è possibile configurare, è possibile inviare automaticamente un promemoria che avvisa di pagare le rate condominiali, qualche giorno prima della scadenza.
Trasparenza e fiducia grazie al portale condomini
Un vantaggio dal software gestionale deriva dall’offrire un alto grado di trasparenza al condomino. L’amministratore ha tutto l’interesse di evidenziare l’utilizzo del software Arcadia ai condomini degli stabili che vuole amministrare.
Arcadia consente di tener traccia di tutte le movimentazioni contabili, consentendo la possibilità di controllare le registrazioni effettuate. Ai condomini non verrà nascosto nulla, generando in questi ultimi un ottimo grado di fiducia nei confronti dell’amministratore.
La fiducia è una condizione necessaria per affidare la gestione del proprio condominio ad un professionista. Chi si rivolgerebbe ad un amministratore di cui non ci si fida? Fiducia e trasparenza hanno molti punti in comune, potendo essere comprese entrambe nel bilancio etico dello studio di amministrazione stabili. Onestà, professionalità e trasparenza sono plus molto importanti da presentare al condominio.
Il portale e la privacy
Uno degli obblighi per l’amministratore è di rendere disponibili i dichiarativi privacy compilati per il condominio. Questa documentazione può essere pubblicata sul portale, consentendone l’accesso a tutta la compagine, senza che questa ne presenti esplicita richiesta.
Oltre a questo, Arcadia consente di rendere accessibile le specifiche dichiarazioni privacy sulla videosorveglianza, anche ai non condomini, come indicato dal Garante. Il portale offrirà le informazioni necessarie a dimostrazione della correttezza nella gestione dei dati.
Maggiori guadagni e concorrenzialità
Dal punto di vista commerciale, gli amministratori sono tra loro dei competitor, tutti potenzialmente in grado di gestire gli stessi condomini. Spesso la scelta di un professionista rispetto ad un altro è data da un’analisi dei costi e dei servizi offerti.
Maggiori saranno i servizi compresi nel forfait riportato nel preventivo da sottoporre all’assemblea per la nomina, più diventerà interessante e concorrenziale rispetto a quelli di altri amministratori.
Il portale web è un servizio sempre più richiesto dai condomini, poterlo offrire gratuitamente è un plus molto interessante rispetto ad un amministratore che non offre soluzioni in tal senso.
In alternativa, l’amministratore ha facoltà di indicare sul suo preventivo il costo previsto per l’accesso al portale. Utilizzando questa opportunità, va ad incrementare un guadagno potenziale.
Insomma, i motivi che evidenziano i vantaggi dell’utilizzo del portale web dedicato ai condomini sono moltissimi, perché lasciare questo vantaggio ad altri?