Gli automatismi costituiscono un ausilio essenziale per incrementare l’efficienza operativa all’interno dello studio di amministrazione stabili. Queste funzioni consentono un notevole risparmio di tempo ed una contemporanea riduzione degli errori.
Ripartizione automatica delle spese
Inserimenti ed integrazioni manuali comportano un rischio latente di errore dovuto ad un’errata interpretazione di dati, poca concentrazione, digitazione irregolare, ecc. Al contrario, ogni operazione automatizzata considera una regola certa da applicare, condizione che esclude l’utilizzo di una metodologia non specifica, e potenzialmente non adatta.
Pertanto la prima condizione da soddisfare sarà di impostare le regole più corrette da utilizzare per ogni funzione. Ad esempio, si dovrà determinare come ripartire le fatture del fornitore Rossi, per ogni condominio.
Arcadia consente una notevole facilitazione per gestire questi casi grazie alle Ripartizioni Predefinite Standard. Il maggior vantaggio dal software gestionale sarà ottenuto generando un piano dei conti comune a tutti i condomini, lasciando la possibilità di utilizzare i conti economici differenziati da immobile ad immobile. Il concetto sembra incompatibile ma vediamo nel dettaglio come funziona.
Ripartizioni Predefinite Standard – come risparmiare tempo
Genera un piano dei conti generico in cui saranno presenti i mastri e conti più comuni, come: emolumento amministratore, assicurazione, pulizie, spese bancarie, ecc. Organizzalo come preferisci, senza considerare come sono stati configurati i piani dei conti dei condomini.
Successivamente collegherai il piano dei conti generico a quello reale di ogni condominio 👇
L’esempio mostra che le fatture che saranno registrate sul conto “Metano” del piano dei conti generico, in automatico appariranno nel piano dei conti del condominio, all’80% sul conto Riscaldamento – consumo e al 20% sul conto Riscaldamento quota fissa.
Questo collegamento va fatto per ogni condominio perché ogni stabile può avere un piano dei conti differente. In questo modo, le fatture del fornitore Duferco verranno tutte registrate sul conto generico “Metano”, in gli automatismi di riparto consentiranno di ripartirle sul conto o sui conti appropriati di ogni condominio, considerando ogni specifico criterio di ripartizione.
Riassumendo, registrerai tutte le fatture Duferco su un unico conto generico. Le vedrai riportate sul condominio corretto, ripartite come previsto dal piano dei conti del condominio. Otterrai riparti e rendiconti in linea con quelli precedenti; i condomini non vedranno differenza ma tu avrai risparmiato moltissimo tempo, compreso quello necessario a trovare e risolvere errori di inserimenti manuali.
Ricezione e ripartizione automatica delle fatture
Potrai definire il conto su cui verranno automaticamente registrate le fatture appena smistate dal SDI dell’Agenzia delle Entrate. Arcadia importa le fatture elettroniche, procede ad un controllo formale in modo da farti contabilizzare solo le fatture corrette, le collega ai condomini corretti e le ripartisce in automatico sul loro piano dei conti.
Dall’esempio possiamo osservare che tutte le fatture di Duferco seguiranno la Ripartizione Predefinita Standard che collega il conto Riscaldamento/Metano ai piani di conti dei condomini, in modo che vengano ripartite come previsto.
Il vantaggio del software gestionale
Grazie agli automatismi che abbiamo mostrato, tutte le fatture provenienti da un fornitore che presenta fatture per più condomini, saranno registrate e ripartite in automatico, applicando una regola certa. Questa regola può comprendere anche delle eccezioni da applicare per singoli condomini o bilanci.
La rapidità del processo è istantanea, nessuna possibilità di errore. Il livello di controllo è elevatissimo e si otterranno notevoli vantaggi derivanti dal processo, come l’elaborazione corretta dei riparti, oltre alla possibilità di poter pubblicare sul portale dedicato ai condomini le registrazioni, assicurando il massimo grado di trasparenza.
Il maggior vantaggio dal software gestionale è dato dalla possibilità di liberare l’amministratore ed i suoi collaboratori dalle operazioni più banali, lasciandogli l’unico compito di controllare il lavoro svolto dagli automatismi di riparto. La professionalità dell’amministratore deve essere valorizzata evitandogli compiti ripetitivi, liberandolo per incarichi più articolati e complessi.