Come funziona l’app per le manutenzioni condominiali

Abbiamo visto nell’articolo precedente le potenzialitĂ  dell’app dedicata ai fornitori, ora ci occuperemo del suo funzionamento.

L’app per le manutenzioni condominiali può essere installata su qualsiasi smartphone e tablet con sistema operativo Android o iOS. Le procedure possono essere eseguite anche da computer.

Apertura di una richiesta di intervento condominiale

L’amministratore, un suo incaricato o un condomino (a seconda di come sono state impostate le autorizzazioni), può aprire una richiesta di intervento per risolvere un problema nello stabile.

Nel caso sia stato aperto un ticket da un collaboratore dello studio o da un condomino, l’amministratore ne riceve segnalazione e può procedere a collegarlo ad un fornitore. Se il problema è riferito ad uno degli impianti presenti in condominio ed a questo sia stato associato un manutentore ufficiale, questi riceverĂ  direttamente la richiesta di intervento.

👨‍🔧 Ora dovremo attendere la conferma da parte del fornitore di accettare il lavoro richiesto.

Approvazione intervento nell'app per le manutenzioni condominiali

👨‍💼 Il condomino segnalante, coinvolto nel problema, riceve una notifica sulla sua app 👇 oltre alla notifica inviata tramite e-mail.

Notifica aggiornamento app condomini

👨‍💻 Ovviamente anche l’amministratore riceverĂ  una notifica tramite e-mail sulla decisione del fornitore ad assumere in carico il lavoro proposto. Tale indicazione andrĂ  anche ad aggiornare lo stato del ticket su Arcadia 👇

Notifica amministratore aggiornamento stato ticket manutenzioni condominiali

Procedure della pratica di intervento condominiale

Da questo momento in poi qualsiasi decisione presa dal fornitore, verrĂ  comunicata per aggiornare tutte le parti coinvolte. Questa impostazione può essere modificata e personalizzata in modo da inviare le notifiche solo in particolari fasi dell’intervento.

Tutti i passaggi tra una fase ed un’altra possono essere impostati dall’amministratore, in questo modo potrĂ  seguire le fasi operative sulla gestione degli interventi condominiali secondo suoi criteri.

Mappa concettuale struttura intervento condominiale

Le impostazioni standard considerano molti casi ma non possono prevederli tutti. Quelli identificati dall’app per le manutenzioni condominiali normali:

  1. Il fornitore accetta
  2. Programma intervento” o “pianifica sopralluogo” o interviene subito e seleziona “Intervento in lavorazione
  3. Solo ora il fornitore riceve l’elenco dei riferimenti di contatto delle anagrafiche coinvolte nell’intervento.
  4. Il fornitore o l’amministratore possono collegare altre imprese per la soluzione del problema in condominio grazie alla funzione “Apri intervento collegato“. Tutti i nuovi soggetti riceveranno richieste e notifiche via app ed e-mail.
  5. Quando interviene ad eseguire le operazioni necessarie, ne dĂ  riscontro aggiornando lo stato dell’app, quando avrĂ  terminato selezionerĂ  “Intervento terminato
  6. PotrĂ  dichiarare chiuso il suo intervento.
  7. L’amministratore dopo opportune verifiche dichiarerĂ  la problematica come risolta.

Ad ogni fase può inserire commenti o allegati come preventivi, fatture, video, immagini e documenti. L’amministratore può riassegnare il ticket ad un fornitore diverso mantenendo tutte le informazioni ricevute fino a quel momento.

Previa la registrazione della polizza assicurativa, l’amministratore può avviare le pratiche di sinistro in qualsiasi momento.

Chiusura della pratica di un intervento condominiale

Avremo un’interfaccia web per la parte gestita dall’amministratore, una che utilizza l’app dedicata ai fornitori (rossa), l’ultima che aggiornerĂ  i condomini (blu).

Nella prima (web) saranno riportati tutti i dati riguardanti l’intervento, allegati e comunicazioni comprese. Saranno note tutte le risorse che hanno partecipato ai lavori e sono stati presenti in condominio.

Nella seconda (rossa) saranno inseriti tutti dati compilati dal fornitore, i file inviati, tutti i riferimenti al condominio ed alle persone coinvolte nelle operazioni.

Nella terza (blu) saranno riportati i ticket associati ad un’anagrafica abilitata in modo che un consigliere, un segnalatore o un danneggiato possano seguire tutte le fasi dei lavori senza richiedere aggiornamenti all’amministratore.

Il vantaggio per tutti

La comunicazione tra amministratore e fornitore non è mai stata tanto chiara e semplice. Non sarà più necessario inviare più di una volta gli stessi documenti perché saranno archiviati automaticamente. Troverai tutto esattamente dove deve essere.

Potrai condividere comodamente tutte le informazioni sullo stato degli interventi sia con i tuoi collaboratori che con i condomini (sempre tu voglia). Potrai abilitare a questo controllo solo i consiglieri o alcuni ruoli particolari o tutta la compagine condominiale, a seconda di che livello di informazione desideri adottare.

L’abilitazione dei profili e la creazione della credenziali è un processo rapido che consentirĂ  di configurare l’accesso per l’interfaccia web o app. Nel caso un fornitore sia stato giĂ  abilitato da un altro amministratore Arcadia, potrĂ  conservare le stesse credenziali anche per accedere ai ticket di altri studi.

Manutenzioni ma non solo

L’app per le manutenzioni condominiali gestisce gli interventi ma non solo, puoi farle fare quel che vuoi tu. Ad esempio, puoi utilizzarla per richiedere ai tuoi fornitori l’invio di documenti particolari come DURC, visure camerali o la compilazione di un documento che ti occorre.

I fornitori potranno inviare tramite app quel che hai richiesto e lo potrai ricevere e validare o rifiutare, a seconda che sia tutto corretto o meno. Sempre con la consueta semplicitĂ  di Arcadia.

Ricezione documenti tramite app per le manutenzioni condominiali

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