È molto frequente il caso di stabili gestiti dagli stessi proprietari. Amministrare il proprio condominio è un impegno che va preso dopo attenta considerazione, in quanto non sono previste differenze da un condominio seguito da un amministratore professionista, comprese le responsabilità e le incombenze.
Dedicheremo questo articolo all’acquisizione dell’incarico, contemplando i requisiti che deve possedere il condomino/amministratore, la nomina, le prime operazioni da compiere e cominceremo ad inquadrare le incombenze di cui si dovrà occupare.
Requisiti dell’amministratore
Chiunque si occupa della gestione di un condominio, deve essere edotto sugli adempimenti che ne derivano. La Legge non prevede alcun trattamento particolare per il condomino che decide di amministrare il proprio condominio.
Unica vera differenza è data dall’art. 71 bis delle Disposizioni per l’attuazione del C.c., in cui vengono elencate le caratteristiche che i professionisti devono possedere per poter amministrare i condomini. A loro sono richieste maggiori qualifiche, oltre a quelle che descriveremo a breve.
Riassumendo, chiunque voglia svolgere l’incarico di amministratore del proprio condominio, dovrà :
- avere il godimento dei diritti civili;
- non essere stato condannato per delitti contro la pubblica amministrazione, l’amministrazione della giustizia, la fede pubblica, il patrimonio e per ogni altro delitto non colposo per il quale la legge commina la pena della reclusione non inferiore, nel minimo, a due anni e, nel massimo, a cinque anni;
- non essere stato sottoposto a misure di prevenzione divenute definitive, salvo che non sia intervenuta la riabilitazione;
- non essere interdetto o inabilitato;
- non essere annotato nell’elenco dei protesti cambiari.
Altra differenza è sull’obbligo di formazione richiesta ai professionisti, derivante dal DM 140/14. I proprietari che vogliono assumere l’onere della gestione del proprio condominio, ne sono esentati.
Operazioni necessarie per gestire il proprio condominio
Cominciamo a definire quali saranno le operazioni che dovrà compiere il condomino che vuole assumere il ruolo di amministratore.
Nomina dell’amministratore
Esattamente come per un professionista, anche l’amministratore/condomino dovrà farsi eleggere con una votazione assembleare. La maggioranza prevista per la nomina e /o conferma deve rappresentare almeno la metà dei millesimi ed il 50%+1 dei presenti (non dei convocati), come previsto dall’art. 1136 C.c.
Facendo un caso pratico, ogni assemblea deve prevedere 2 convocazioni. Sono previste delle percentuali differenti per poter dare avvio all’assemblea.
| Convocazione | Millesimi | Proprietari |
|---|---|---|
| Prima | 2/3 mm | 1/2 |
| Seconda | 1/3 mm | 1/3 |
Attenzione a che la convocazione sia stata inviata a tutti gli aventi diritto.
Attenzione, nel numero dei proprietari deve essere considerata una sola persona. In presenza di un appartamento in comproprietà tra moglie e marito, ad esempio, insieme varranno “1”. Se non dovessero essere d’accordo sulle decisioni da prendere, il Presidente dell’assemblea provvederà a scegliere chi abilitare al voto.
Il compenso dell’amministratore
Amministrare il proprio condominio non preclude di farlo a pagamento. Nel caso in cui l’amministratore/condomino intenda richiedere un compenso, dovrà presentare un preventivo che specificherà non solo l’emolumento, ma dovrà essere dettagliato per ogni voce per la quale si richiederà un compenso.
l’Art. 1129 prevede che l’amministratore, all’atto dell’accettazione della nomina e del suo rinnovo, deve specificare analiticamente, a pena di nullità della nomina stessa, l’importo dovuto a titolo di compenso per l’attività svolta.
Nomina a Responsabile a trattamento
Dopo esser stato eletto dall’assemblea, l’amministratore/condomino dovrà richiedere di ricoprire il ruolo di Responsabile al trattamento, in quanto sarà suo onere trattare e conservare correttamente i dati del condominio, dei condomini e dei fornitori, come previsto dal GDPR.
Dovrà predisporre una dichiarazione da far approvare all’assemblea, in cui richiederà di essere nominato Responsabile al trattamento per lo stesso periodo del suo mandato.
Codice Fiscale del condominio
Ora che ha tutte le autorizzazioni dell’assemblea, dovrà recarsi all’Agenzia delle Entrate per associare il Codice Fiscale del condominio al proprio. Se il condominio ne fosse privo, lo deve richiedere (DPR 784/1976).
La richiesta di variazione va fatta compilando (anche online) il modello AA5/6, indicando il codice attività Ateco 97.00.02.
Conto corrente del condominio
L’art. 1129 del Codice civile obbliga il condominio a dotarsi di un conto corrente, ogni variazione di amministratore va quindi comunicata alla banca al fine di prendere possesso del conto e poterlo movimentare.
La richiesta dovrà essere corredata dal verbale di nomina. Ogni transazione, siano pagamenti o incassi, dovranno transitare dal conto corrente del condominio, assolutamente non da quello dell’amministratore/condomino.
I compiti dell’amministratore
Ora cerchiamo di capire di cosa si dovrà occupare il condomino/amministratore, e cosa dovrà assolutamente evitare. Cominciamo subito da questo aspetto.
Gravi irregolarità dell’amministratore
Possiamo riassumere uno dei comportamenti più ad alto rischio nelle incombenze dell’amministratore/condomino, quello che può essere riassunto nella filosofia del:
…ma sì, facciamo così lo stesso, cosa vuoi che succeda? Abbiamo sempre fatto in questo modo…
Si deve sempre seguire la via prevista dalla Legge, le scorciatoie non sono la strada più breve per una soluzione, ma per arrivare prima ad un problema. L’amministrazione condominiale non fa eccezione.
L’art. 1129 considera gravi irregolarità, oltre al non rendere conto della gestione o delle pratiche fiscali:
- l’omessa convocazione dell’assemblea per l’approvazione del rendiconto condominiale, il ripetuto rifiuto di convocare l’assemblea per la revoca e per la nomina del nuovo amministratore o negli altri casi previsti dalla legge;
- la mancata esecuzione di provvedimenti giudiziari e amministrativi, nonché di deliberazioni dell’assemblea;
- la mancata apertura ed utilizzazione del conto di cui al settimo comma;
- a gestione secondo modalità che possono generare possibilità di confusione tra il patrimonio del condominio e il patrimonio personale dell’amministratore o di altri condomini;
- l’aver acconsentito, per un credito insoddisfatto, alla cancellazione delle formalità eseguite nei registri immobiliari a tutela dei diritti del condominio;
- qualora sia stata promossa azione giudiziaria per la riscossione delle somme dovute al condominio, l’aver omesso di curare diligentemente l’azione e la conseguente esecuzione coattiva;
- l’inottemperanza agli obblighi di cui all’articolo 1130, numeri 6), 7) e 9);
- 8) l’omessa, incompleta o inesatta comunicazione dei dati di cui al secondo comma del presente articolo.
Gli obblighi dell’amministratore
Anche sotto questo aspetto, le incombenze da affrontare non cambiano per i professionisti e chi ha deciso di amministrare il proprio condominio. L’art. 1130 ci guida in modo sintetico ai compiti che dovrà svolgere:
- eseguire le deliberazioni dell’assemblea, convocarla annualmente per l’approvazione del rendiconto condominiale di cui all’articolo 1130 bis e curare l’osservanza del regolamento di condominio;
- disciplinare l’uso delle cose comuni e la fruizione dei servizi nell’interesse comune, in modo che ne sia assicurato il miglior godimento a ciascuno dei condomini;
- riscuotere i contributi ed erogare le spese occorrenti per la manutenzione ordinaria delle parti comuni dell’edificio e per l’esercizio dei servizi comuni;
- compiere gli atti conservativi relativi alle parti comuni dell’edificio;
- eseguire gli adempimenti fiscali;
- curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale contenente le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza delle parti comuni dell’edificio. Ogni variazione dei dati deve essere comunicata all’amministratore in forma scritta entro sessanta giorni. L’amministratore, in caso di inerzia, mancanza o incompletezza delle comunicazioni, richiede con lettera raccomandata le informazioni necessarie alla tenuta del registro di anagrafe. Decorsi trenta giorni, in caso di omessa o incompleta risposta, l’amministratore acquisisce le informazioni necessarie, addebitandone il costo ai responsabili;
- curare la tenuta del registro dei verbali delle assemblee, del registro di nomina e revoca dell’amministratore e del registro di contabilità. Nel registro dei verbali delle assemblee sono altresì annotate: le eventuali mancate costituzioni dell’assemblea, le deliberazioni nonché le brevi dichiarazioni rese dai condomini che ne hanno fatto richiesta; allo stesso registro è allegato il regolamento di condominio, ove adottato. Nel registro di nomina e revoca dell’amministratore sono annotate, in ordine cronologico, le date della nomina e della revoca di ciascun amministratore del condominio, nonché gli estremi del decreto in caso di provvedimento giudiziale. Nel registro di contabilità sono annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell’effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita. Tale registro può tenersi anche con modalità informatizzate;
- conservare tutta la documentazione inerente alla propria gestione riferibile sia al rapporto con i condomini sia allo stato tecnico-amministrativo dell’edificio e del condominio;
- fornire al condomino che ne faccia richiesta attestazione relativa allo stato dei pagamenti degli oneri condominiali e delle eventuali liti in corso;
- redigere il rendiconto condominiale annuale della gestione e convocare l’assemblea per la relativa approvazione entro centottanta giorni.
Non ti preoccupare, ci pensa Arcadia
Arcadia è il software ideale anche per chi ha deciso di amministrare il proprio condominio. Se hai delle incertezze, se non hai idea di come fare a ripartire una spesa, come creare un preventivo, come gestire fornitori e soprattutto le dichiarazioni fiscali, lascia che Arcadia lo faccia par te.
Arcadia è programmato in modo da rendere il più semplice possibile gestire il tuo condominio in modo professionale, evitando tanti degli errori che abbiamo visto costituire gravi irregolarità. Considera poi che nel caso in cui si vorranno passare le incombenze da amministratore ad un altro condomino, basterà trasmettergli le credenziali.
Scoprirai che il software andrà a soddisfare tutti gli obblighi in capo all’amministratore, assemblee e parte documentale compresa.
Anche nella stesura del manuale d’uso abbiamo pensato ad un capitolo che aiuterà in modo particolare chi si occupa di amministrare il proprio condominio, troverai descritti tutti i passi per impostare facilmente tutte le configurazioni necessarie.
La prossima settimana ci dedicheremo alle prime operazioni per impostare correttamente l’anagrafe condominiale, i dati essenziali del condominio e di chi lo amministra.