Dal coinvolgimento del condominio nelle normative legate alla Privacy, ormai è passato qualche anno. A che punto siamo? Come sincerarsi di aver adempiuto in modo corretto alle direttive ed evitare le sanzioni.
Consigli pratici per gestire la Privacy nel condominio
Il primo consiglio che possiamo dare è di non utilizzare modelli generici per generare la dichiarazione Privacy. Questa soluzione è estremamente rischiosa perché ogni condominio ed ogni studio di amministrazione immobili hanno delle realtà peculiari, non è possibile che un documento sui generis possa prevedere ogni caso.
Ancora peggio compilare tutte le dichiarazioni per il GDPR partendo da moduli generici. Questa leggerezza può portare a conseguenze penali oltre a pesantissime sanzioni.
Utilizzo delle e-mail per l’amministratore di condominio
Suggeriamo di prestare la massima attenzione agli invii di e-mail collettive. Mai e poi mai utilizzare il campo “A:” rendendo tutti gli indirizzi visibili. Vanno aggiunti sempre in “Ccn:” escludendo la possibilità di poterli leggere.
Nel caso in cui l’amministratore riceva un’e-mail collettiva dove gli indirizzi sono tutti visibili, non deve rispondere con la stessa modalità ed avvisare che non è l’impostazione corretta di invio.
Attenzione anche a creare gruppi di invio. Il rischio maggiore è di non aggiornarli, inviando quindi una comunicazione anche a soggetti non interessati, diffondendo informazioni riservate.
Software di messaggistica
Sconsigliamo l’adozione dei sistemi di messaggistica perché spesso non soddisfano le indicazioni della normativa sulla Privacy. Cominciamo dai dati raccolti da questi software. Solitamente viene presa tutta la rubrica presente nello smartphone, senza possibilità di escludere i numeri per cui non possediamo l’autorizzazione.
Altra violazione che si verifica di frequente è dovuta al fatto che questi sistemi si trovano su server fuori dalla Comunità Europea. In pratica trasferiamo dati senza consenso informato in uno Stato non obbligato dal GDPR.
Il Garante per la Privacy
L’Authority ha dedicato delle informative specifiche per il condominio che aiutano l’amministratore a capire quali dati gestire e come farlo. Le indicazioni sono semplici e danno una linea che sarà semplice seguire. Ovviamente non bastano queste poche informazioni per ottemperare a tutti gli obblighi ma costituiscono una comoda fonte per cominciare a districarsi tra le norme.
Oltre al breve video è disponibile una guida sintetica che presenta gli aspetti principali della Privacy che deve essere garantita nel condominio, sotto l’intervento diretto dell’amministratore.
Videosorveglianza nel condominio
Questo è un argomento che coinvolge moltissime realtà e va gestito con estrema attenzione per evitare illeciti. Riprendiamo l’articolo di Safoa (Scuola di Alta FOrmazione per Amministratori).
Le normative sulla Privacy per il condominio
Tra le tante responsabilità, l’amministratore è chiamato anche a rispettare e proteggere le Privacy di tutte le persone facenti parte la compagine condominiale.
I riferimenti a cui deve adempiere sono sostanzialmente:
- D.Lgs. 196 2003;
- D.Lgs. 10 agosto 2018, n. 101 in adeguamento al regolamento (UE) 2016/679 – GDPR.
Oltre a questi, se si avvale di un sito web (non del portale messo a disposizione dal software gestionale), deve rispondere sulle varie normative:
- la Cookie Law;
- il già citato GDPR ma con maggiori indicazioni per i dati acquisiti e detenuti.
Da queste fonti ricaviamo che i dati devono essere gestiti e conservati con estrema attenzione. Cominciamo a distinguere tra dati personali e dati sensibili.
Nelle normali pratiche condominiali, l’amministratore verrà a gestire soprattutto dati personali (nome, riferimenti di contatto, residenza, contabilità, ecc.). Questi devono essere trattati solo dopo esser stato riconosciuto come Responsabile al trattamento.
Nella sua dichiarazione Privacy dovrà indicare la natura dei dati che dovrà trattare, il motivo per cui deve farlo e come verranno archiviati, garantendone la corretta archiviazione. Inoltre dovranno essere specificati tutti i soggetti che tratteranno i dati, come ad esempio i collaboratori dello studio di amministrazione immobili, fornitori e dipendenti.
La dichiarazione dovrà essere disponibile ai condomini ed agli altri soggetti. Dovrà essere specificato anche il comportamento che dovrà adottare l’amministratore in caso di data brech.
Oltre ai dati personali, l’amministratore può essere chiamato a gestire anche i dati sensibili, come ad esempio quelli riferiti a pratiche legali o sanitarie. In questi casi lo sforzo per la protezione dei dati deve essere superiore.
Il partner affidabile per la Privacy
Garantire il corretto livello di Privacy per il condominio non è un’impresa impossibile ma neppure un argomento da sottovalutare. Spesso gli studi ai amministrazione stabili si rivolgono a professionisti per stilare le proprie dichiarazioni privacy. Sempre sperando di affidarsi alle persone giuste.
Arcadia consente di generare i moduli indispensabili per la Privacy come ad esempio:
- Nomina del Responsabile del trattamento
- Registro delle attività del Titolare
- Registro attività del Responsabile
- Consenso al trattamento dei dati
- Comunicazione di una violazione al Garante
- Registro delle violazioni
- Comunicazione di una violazione ad interessato
- Comunicazione dati ad interessato che ne ha fatto richiesta
- Delibera installazione videosorveglianza
Oltre a questi comodi strumenti, abbiamo la possibilità di offrire consulenze specifiche con un esperto che ti aiuterà nella compilazione delle dichiarazioni.
Grazie ad Arcadia, gestire la privacy per il condominio è semplice, rapido e rispettoso delle normative, risparmiando tantissimo tempo.