La tenuta della contabilità condominiale in partita doppia garantisce molti vantaggi. Il software Arcadia ne garantisce la semplicità di utilizzo anche per chi non ha particolare familiarità con questo sistema.
Cosa è la partita doppia
È un sistema consolidato da secoli di utilizzo, sin da quando il matematico Luca Pacioli ne diede descrizione alla fine del ‘400. Dopo un rodaggio simile, se non si fosse dimostrato un sistema affidabile, non sarebbe arrivato fino ai nostri giorni.
La partita doppia è un sistema contabile che consiste nella stesura di una coppia di registrazioni sempre bilanciate tra loro, una in “dare” ed una in “avere”, in modo che la risultante sia sempre zero.
Ad esempio, si registra una fattura il cui importo sarà riportato in “avere” come debito verso fornitori ed in “dare” (stesso valore) nel conto economico. L’amministratore si dovrà occupare solo di inserire la fattura e ripartirla, la voce di contropartita verrà creata automaticamente da Arcadia.
Perché la partita doppia è importante per il condominio
Ricordiamo che la nota sentenza 9099/2000, riferendosi alla contabilità condominiale, riporta:
La contabilità presentata dall’Amministratore del Condominio non è necessario che sia redatta con forme rigorose, analoghe a quelle prescritte per i bilanci delle società, ma deve essere idonea a rendere intellegibili ai condòmini le voci di entrata e di uscita, con le relative quote di ripartizione, e cioè tale da fornire la prova, attraverso i corrispondenti documenti giustificativi, non solo della qualità e quantità dei frutti percetti e delle somme incassate, nonché dell’entità e causale degli esborsi fatti, ma anche di tutti gli elementi di fatto che consentono di individuare e vagliare le modalità con cui l’incarico è stato eseguito e di stabilire se l’operato di chi rende il conto sia adeguato a criteri di buona amministrazione
Cassazione Civile sezione II
Superficialmente la partita doppia parrebbe essere uno strumento non adatto alla contabilità condominiale, ma leggendo con attenzione si evidenzia l’esatto contrario. Il “rigore” contabile non comporta una maggiore difficoltà di comprensione da parte del condomino, semplicemente assicura un grado di affidabilità e correttezza maggiore rispetto ad altri sistemi.
La stampa del bilancio condominiale, generato utilizzando la partita doppia, è semplice e intuitiva come quella generata con altri principi contabili. Le scritture contabili create riportano in maniera chiara tutte le voci economiche e patrimoniali rimaste aperte, assicurando allo stesso tempo l’assenza di scritture scollegate o non bilanciate.
Alla luce di ciò la sentenza evidenzia quanto la partita doppia vada a soddisfare con estrema efficacia quanto richiesto dal giudice: chiarezza, correttezza e semplicità.
Vantaggi della partita doppia
Anche l’amministratore poco avvezzo a questo particolare sistema, apprezzerà la reale semplicità d’uso, non dovendo affrontare l’eventuale difficoltà di registrare 2 volte le contabili (entrata ed uscita). A questo ci pensa Arcadia mentre all’amministratore rimangono solo i vantaggi. Vediamo quali possono essere.
Principio di continuità
Cominciamo con riportare la sentenza 284 del 19 dicembre 2022 in cui si concentra l’attenzione sul “principio di continuità”. Riassumendo, gli importi di saldo del conto corrente e degli eventuali fondi presenti, nonché dei conguagli generati al termine di un bilancio, devono essere riportati come dati iniziali del bilancio successivo.
Con la partita doppia utilizzata da Arcadia, il collegamento tra conguagli e saldi iniziali è certo. Non è possibile “ritoccare” i saldi se non tramite scritture contabili regolarmente contabilizzate e dichiarate in bilancio.
Questo che parrebbe essere un limite, invece garantisce all’amministratore di riportare ed utilizzare solo i valori corretti. Al condomino garantisce che il bilancio redatto utilizza dati certi sia dal punto di vista contabile che giurisprudenziale, generando maggiore fiducia nei confronti dell’amministratore che adotta Arcadia.
Movimentazioni scollegate
Le movimentazioni generate dalla registrazione di una fattura (o di una spesa) ed il suo pagamento, sono strettamente collegate. Può capitare di dover cancellare una fattura, cosa succede in questo caso alla registrazione del pagamento?
La risposta è semplice, deve essere cancellato onde evitare di generare disavanzi in stato patrimoniale. Alcuni software, che utilizzano la partita semplice, consentono di cancellare solo una movimentazione, generando notevoli problemi ed errori. Arcadia permette di cancellare la fattura solo dopo aver annullato il pagamento. In questo modo non è possibile avere pagamenti scollegati o qualsiasi altra movimentazione non bilanciata.
Dettagliare le entrate e le uscite
Puoi produrre il resoconto di tutte le movimentazioni effettuate, transitate da ogni conto. Nell’esempio riportato in precedenza, la ricezione di una fattura comporta 2 movimentazioni per il condominio:
- Debito per il condominio
- Credito per il fornitore
Possiamo generare un partitario per ogni mastro o conto, trovando elencate tutte le movimentazioni il cui totale viene riportato nello stato patrimoniale.
Ogni registrazione riporta un protocollo che è anche un link che rimanda direttamente alla movimentazione. In questo modo non dovremo andare a cercare le registrazioni in altre sezioni di Arcadia.
Controllo maggiore su tutti i movimenti
Come abbiamo visto, ogni scrittura contabile viene generata doppia, questo consente un controllo aggiuntivo in quanto, la risultante deve essere sempre zero. Se non è zero, abbiamo trovato immediatamente una squadratura o un’operazione non bilanciata da verificare.
La ricerca è semplice e veloce. Vediamo il caso del prot. 57976 che riporta le movimentazioni a chiusura di un consuntivo. Il saldo risultante è zero, quindi tutti gli importi sono bilanciati. L’amministratore ha dovuto registrare normalmente gli incassi, i pagamenti e le fatture, a tutto il resto ha pensato Arcadia, evidenziando che è tutto in ordine.
Conclusioni sull’utilizzo della partita doppia
L’adozione della partita doppia comporta evidenti vantaggi, la contabilità condominiale non costituisce un’eccezione. L’amministratore, anche quello poco avvezzo queste procedure, utilizzando Arcadia ha a disposizione uno strumento che gli consente maggiori controlli, procedure semplici e grazie alle molte automazioni può beneficiare di una riduzione del suo impegno per gli inserimenti.
A questo si sommano tutti gli altri vantaggi offerti dalle funzioni dedicate alle comunicazioni, agli avanzatissimi programmi fiscali e alla gestione degli interventi condominiali.
Non lasciare tutti questi vantaggi ai tuoi colleghi, approfittane anche tu!