La modalità di invio della convocazione per l’assemblea condominiale è un argomento all’apparenza semplice da determinare, in realtà presenta diverse complicazioni dovute soprattutto alla massiccia adozione di nuovi sistemi di comunicazione.
Vediamo diverse soluzioni per la comunicazione, i relativi vantaggi e svantaggi per ogni sistema utilizzato, facendo particolare attenzione alla giurisprudenza.
Modalità di invio previste per le convocazioni
Esiste una regola precisa per i canali da utilizzare per l’invio della convocazione per l’assemblea condominiale, è specificata tra le Disposizioni per l’attuazione del codice civile:
L’avviso di convocazione, contenente specifica indicazione dell’ordine del giorno, deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l’adunanza in prima convocazione, a mezzo di posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o tramite consegna a mano, e deve contenere l’indicazione del luogo e dell’ora della riunione o, se prevista in modalità di videoconferenza, della piattaforma elettronica sulla quale si terrà la riunione e dell’ora della stessa. In caso di omessa, tardiva o incompleta convocazione degli aventi diritto, la deliberazione assembleare è annullabile ai sensi dell’articolo 1137 del codice su istanza dei dissenzienti o assenti perché non ritualmente convocati.
Art. 66
Sembrerebbe quindi tutto chiaro, si possono inviare tramite: posta raccomandata, PEC, fax o consegna a mano. Il problema è sovente generato dalle richieste di utilizzare canali non previsti, come ad esempio: email ordinarie, sistemi di messaggistica, consegna nella cassetta postale.
La ragione è legata soprattutto per l’immediatezza d’uso, la diffusione, l’apparente maggiore semplicità che i condomini attribuiscono a canali di comunicazione differenti da quelli menzionati.
Giurisprudenza recente
Per quanto la Legge sia chiara, le sentenze di merito non sono convergenti. Citiamone due come esempio:
Tribunale di Torino, sentenza n. 1992/2024
La sentenza ha chiarito che, benché l’uso dell’e-mail ordinaria non sia esplicitamente vietato dalla legge, può essere considerata un mezzo valido solo se è possibile garantire e, soprattutto, dimostrare la ricezione da parte di ogni singolo condomino. Attenzione dunque ad un concetto essenziale: è necessario dimostrare il ricevimento dell’e-mail, non basta poterne provare l’invio.
Nel caso specifico, la sola produzione di una ricevuta di accettazione dell’e-mail non è stata considerata sufficiente a provare che la convocazione sia stata effettivamente ricevuta dal destinatario. I condomino dunque, per attestare l’effettiva ricezione, dovrebbe rispondere esplicitamente confermando di averla ricevuta.
Tribunale di Monza, sentenza n. 1734/2024
Il tribunale brianzolo ha sentenziato che l’inoltro dell’avviso di convocazione ad una casella di posta elettronica semplice (e-mail) non ha il valore della raccomandata con ricevuta di ritorno e non fornisce le medesime garanzie di sicurezza, in ordine alla ricezione della comunicazione, così come l’immissione nella cassetta postale non ha il valore della consegna a mano.
Il condomino non ha l’obbligo di consultare la casella e-mail ordinaria, al contrario della PEC. In definitiva, annulla le delibere per mancato rispetto delle formalità di convocazione.
Le conseguenze di una convocazione errata
Adottare un sistema di invio non regolare della convocazione integra, ormai pacificamente, un vizio di annullabilità (Cassazione Sezioni Unite sentenza 4806/2005) e nel caso in cui un condomino rilevi la mancata convocazione, spetta al condominio (quindi all’amministratore suo rappresentante) provare di aver assolto al relativo obbligo nel rispetto dei tempi e modi previsti dalla legge, non potendosi addossare al condomino che affermi l’invalidità dell’assemblea, la prova negativa di tale obbligo (Cassazione sentenza 10875/1998 e Cassazione sentenza 5254/2011).
Per quanto riguarda l’utilizzo della PEC affinché possa assumere il valore di raccomandata è necessario che entrambe le parti siano titolari di casella di posta certificata.
Qualora sia lo stesso condomino a chiedere l’invio della convocazione per l’assemblea condominiale a mezzo di mail ordinaria, non potrà appellarsi al fatto che l’avviso non gli sia stato inviato via PEC (Corte d’appello di Brescia sentenza 4/2019).
In definitiva, utilizzare una modalità di invio differente rispetto a quelle indicate dall’art. 66 delle Disposizioni, rischia di vedere annullata l’assemblea (non è definita nulla). L’impugnazione può essere presentata solo dai dissenzienti o dagli assenti non regolarmente convocati. Se dovessero partecipare ugualmente all’assemblea, nonostante l’errata modalità di convocazione, questo sanerebbe l’irregolarità (Tribunale di Roma sentenza 7545/2023).
Soluzioni per le convocazioni offerte da Arcadia
La piattaforma Arcadia consente di gestire le convocazioni e lo svolgimento delle assemblee condominiali in modo corretto ed efficiente.
Le possibilità di invio delle convocazioni sono ampie e flessibili. Oltre a utilizzare i canali canonici (PEC, raccomandata, consegna manuale) dal quale escludiamo il fax per obsolescenza, consente di utilizzare anche le e-mail ordinarie perché, come abbiamo constatato, non è vietato.
Sarà possibile indicare i condomini che hanno dato il consenso alla ricezione della convocazione tramite e-mail, così da poter controllare il ricevimento della risposta di conferma.
Per quanto riguarda l’invio postale, grazie ai postalizzatori è possibile trasmettere le convocazioni tramite le soluzioni più comuni: Posta 1 e 4, Raccomandate con o senza ricevuta di ritorno. La comunicazione viene generata da Arcadia ed inviata al postalizzatore che si occuperà di stampare, fascicolare, imbustare e spedire le missive con la tipologia prevista.
È anche possibile predisporre la stampa delle convocazioni e la generazione di una distinta per la raccolta delle firme per ricevuta, operazione indispensabile per garantire la validità legale della consegna manuale (come abbiamo visto non basta imbucarle nella cassetta postale).
Ultimo canale previsto è la PEC, alla quale potranno essere inviate le comunicazioni ai condomini dotati di indirizzo PEC. La caratteristica principale della PEC è di garantire integrità e inalterabilità del messaggio.
Se la PEC viene inviata a un indirizzo di posta elettronica non certificato, il mittente riceverà esclusivamente la ricevuta di accettazione, che però non rappresenta un’attestazione certa del ricevimento del messaggio da parte del destinatario, e dunque non può essere utilizzata come documento valido in caso di contestazione. Il D.P.R. 68/2005 all’art. 6 indica:
- Il gestore di posta elettronica certificata utilizzato dal mittente fornisce al mittente stesso la ricevuta di accettazione nella quale sono contenuti i dati di certificazione che costituiscono prova dell’avvenuta spedizione di un messaggio di posta elettronica certificata.
- Il gestore di posta elettronica certificata utilizzato dal destinatario fornisce al mittente, all’indirizzo elettronico del mittente, la ricevuta di avvenuta consegna.
- La ricevuta di avvenuta consegna fornisce al mittente prova che il suo messaggio di posta elettronica certificata e’ effettivamente pervenuto all’indirizzo elettronico dichiarato dal destinatario e certifica il momento della consegna tramite un testo, leggibile dal mittente, contenente i dati di certificazione.
È possibile predisporre una singola comunicazione che prevede diverse modalità di invio della convocazione per l’assemblea condominiale. Ad esempio, generando una sola convocazione è possibile che Rossi riceva una PEC, Bianchi una raccomandata e Rossi la consegna manuale. Non ci sarà bisogno di generare 3 diversi invii, avviene tutto contemporaneamente ed in modo tracciabile.
Arcadia offre agli amministratori gli strumenti utili ed aggiornati per aiutarli realmente nel loro lavoro e migliorarne l’efficienza.
