Spesso si confondono le caratteristiche e le necessità che devono soddisfare i due sistemi, questo comporta possibili fraintendimenti ed aspettative disattese che possono sfociare in pratiche legali.
Vediamo quali sono le caratteristiche per tutelare l’amministratore di condominio e fornire le corrette informazioni ai condomini.
Terminologia corretta in ambito condominiale
Tralasciando settori generici, puntiamo l’attenzione esclusivamente su quello condominiale. Non si può fare a meno di cominciare dalla fonte primaria: l’art. 71 ter delle Disposizioni per l’attuazione del codice civile.
Su richiesta dell’assemblea, che delibera con la maggioranza di cui al secondo comma dell’articolo 1136 del codice, l’amministratore e’ tenuto ad attivare un sito internet del condominio che consenta agli aventi diritto di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei documenti previsti dalla delibera assembleare.
Le spese per l’attivazione e la gestione del sito internet sono poste a carico dei condomini.
Dunque, la Legge considera il “sito internet del condominio”. L’articolo è stato scritto nel 2012 ma da allora le definizioni si sono evolute, comprendendo anche tanta giurisprudenza, spesso creando ancora più confusione. Passiamo allora a fare chiarezza.
Cosa è un sito web
Il sito web è spesso di natura commerciale. Sotto questa tipologia, sempre rimanendo in ambito condominiale, si può inserire il sito dello studio di amministrazione. L’amministratore, come qualsiasi altro professionista, si posiziona sul web per motivi commerciali. Diciamo per i più attempati, che questo tipo di sito web è l’erede della pubblicità sulle Pagine Gialle (il link è per i meno attempati che non sanno di cosa si tratta).
Sotto questa categoria possiamo comprendere le attività immobiliari, spesso legate ai costruttori che vogliono vendere gli appartamenti del complesso appena realizzato, generando così il condominio. Sempre un aspetto commerciale.
L’accesso è pubblico e non esclusivamente limitato ad utenti specifici, possono essere comprese sezioni con contenuti riservati.
Cosa è un portale web
I portali web, in generale, consentono di ricevere servizi o informazioni spesso dedicati al singolo utente. L’accesso quindi è rigorosamente limitato ad un numero ristretto di interessati, al fine di salvaguardarne la privacy.
Sempre riferendosi all’ambito condominiale, il portale condomini è spesso gestito da CRM o piattaforme gestionali. Questo comporta che differiscano nettamente rispetto al sito web condominiale che, per logica semantica, deve essere di proprietà del condominio.
Confronto diretto tra portale e sito web
Mettiamo a confronto le due soluzioni e le peculiarità.
Il sito web condominiale
Può contenere:
- informazioni sul condominio;
- recapiti dell’amministratore;
- avvisi;
- regolamento;
- modulistica;
- eventualmente un’area riservata.
Può essere completamente pubblico oppure avere una piccola sezione riservata
Il portale web dedicato ai condomini
Il condomino accede con:
- username
- password
- autenticazione a due fattori (eventuale)
e può consultare:
- verbali
- bilanci
- estratti conto
- rate
- documenti
- lavori
- ticket
- comunicazioni
- stato dei pagamenti
- prenotazioni di spazi comuni
- notifiche
Riassumendo, il sito nasce principalmente per pubblicare informazioni mentre la piattaforma costituisce una estensione online del software dell’amministratore.
| Aspetto | Sito web condominiale | Portale web dedicato ai condomini |
|---|---|---|
| Finalità | Informazione | Gestione e interazione |
| Accesso | Può essere pubblico o riservato | Sempre autenticato con credenziali |
| Contenuti | Pagine informative e documenti | Documenti, dati, servizi e funzionalità |
| Interattività | Limitata | Elevata |
| Gestione documentale | Eventuale | Centrale |
| Dati personali | Nessuno | Molti dati personali |
| GDPR | Più semplice | Maggiori obblighi |
Il sito web pubblica informazioni generiche, il portale web gestisce dati, documenti e servizi.
Giurisprudenza su siti e portali web
Sono molti i riferimenti a cui attenersi per gestire in modo corretto siti e portali web dedicati al condominio.
- ISO/IEC 29134:2017 – fornisce un metodo per valutare i rischi privacy quando necessario (DPIA). Solo se necessaria una DPIA;
- ISO27001 – definisce come organizzare la sicurezza delle informazioni.
Non obbligatoria, lo diventa se gestisce videosorveglianza; - GDPR – stabilisce gli obblighi legali sul trattamento dei dati personali. Da applicare sempre;
- EEA – incide sulle regole per l’eventuale trasferimento dei dati verso fornitori cloud esterni all’area europea. Rilevante se si usano servizi cloud;
- Cookie law – disciplina l’uso di cookie e tecnologie di tracciamento sul portale stesso. Se il sito usa cookie o strumenti di tracciamento.
Alla luce di quanto riportato ed alla giurisprudenza di merito, possiamo affermare che nell’art. 71 ter oggi si intende “portale web condominiale”. Il sito web condominiale soddisfa altre esigenze.
Richieste della compagine condominiale
Cosa succede dunque se in un’assemblea viene richiesto di costituire un sito web condominiale? L’amministratore deve aver beni chiaro cosa fare. La prima è chiarire la netta differenza, sia dal punto di vista delle responsabilità che delle funzioni che si possono attivare.
Costi di portale e sito condominiale
La prima differenza è il costo. Creare da zero un portale presenta dei costi difficilmente sostenibili per un condominio. Come abbiamo visto, il sito web ha pochissima utilità per il condominio. Non rimane che appoggiarsi ad un portale creato da una piattaforma gestionale, che però non è e non sarà mai del condominio.
Gestione documentale
Altra differenza è il grado di difficoltà nel gestire un sito web condominiale per l’amministratore o suo incaricato. Come abbiamo letto, l’art. 71 ter riporta: “...consenta agli aventi diritto di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei documenti previsti dalla delibera assembleare“.
Questo comporta che il sito web non possa pubblicare ogni cosa ma solo quello che è stato espressamente indicato nella delibera assembleare. L’amministratore pertanto dovrà riportare solo quel che è consentito, non qualsiasi documento. La cernita dei documenti corretti, la limitazione di accesso ai soli condomini aventi diritto, la cancellazione dei documenti che non devono essere più conservati, comporta un importante aggravio di lavoro per l’amministratore.
Accessi
Chi può accedere ad ogni tipologia di documento pubblicato? Non si può limitare l’accesso considerando solo una data di vendita di una UI perché, in vari casi, il vecchio proprietario potrebbe ancora avere titolo per accedere ad alcuni documenti, ad esempio quelli riguardanti i lavori straordinari o le relative detrazioni fiscali. Tutto molto complesso e sotto responsabilità dell’amministratore.
Il portale invece, sempre sia stato programmato in modo corretto, consente di gestire in automatico questi aspetti e queste solo solo alcune difficoltà da prendere in considerazione nella creazione di un sito web condominiale.
Cosa deve fare l’amministratore
Se il condominio chiede un sito web, dopo che l’amministratore ha informato sulle difficoltà ed i costi da sostenere, non gli rimane che far realizzare il sito web del condominio. Per cominciare tutte le parti che costituiscono un sito web dovranno essere intestate al condominio.
Prima difficoltà: il condominio non è una persona fisica ma ha il codice fiscale numerico. Sono tanti i web hosting che non consentono di chiudere un contratto con una tipologia simile di cliente.
Seconda difficoltà: impostare una pagina pubblica, accessibile a tutti, collegata ad un sistema di controllo accessi per le pagine che contengono i dati del condominio. L’accesso deve essere consentito agli aventi diritto facendo attenzione ad escludere tutti gli altri. Si devono prevedere accessi parziali per alcune situazioni particolari. Attenzione al fatto che costituisce un’infrazione al GDPR consentire ad un non avente diritto l’accesso ai documenti condominiali. Il controllo deve essere quindi: tempestivo, continuativo, specifico.
Terza difficoltà: la gestione documentale non deve eccedere quella indicata dalla delibera con cui si è chiesta l’attivazione del sito web. Deve essere posto in essere anche un controllo per cancellare i documenti che raggiungono la data obbligatoria di conservazione (art. 1130 bis) o più specificatamente:
- 10 anni: Documenti contabili, giustificativi di spesa e verbali assembleari.
- 5 anni: Ricevute di pagamento delle quote condominiali (da conservare a cura del singolo condomino).
- 10 o 15 anni: Fatture e pratiche relative a lavori di ristrutturazione edilizia o risparmio energetico (indispensabili per le detrazioni fiscali).
- Indeterminato: pratiche legali per le tempistiche variabili di durata.
Quarta difficoltà: aggiornamenti tecnici per adeguamenti alle normative, protezione dei dati, fruibilità ed accessibilità. Il sistema deve essere sempre raggiungibile, con qualsiasi dispositivo ed in qualsiasi momento, con aggiornamento documentale come previsto dall’art. 1130 del codice civile.
Portale condomini e sito web del condominio sono così diversi?
In sostanza, nella realizzazione di un sito web condominiale si deve replicare una parte del classico portale condomini. Sono dunque la stessa cosa in definitiva? No, perché le caratteristiche descritte valgono solo per quanto previsto dall’art. 71 ter: accesso agli aventi diritto e consultazione documenti condominiali. Il portale condomini offre molto di più.
Alcuni esempi di funzioni disponibili in un portale condomini completo:
- Fatture e spese
- Archivio documenti
- Estratto conto bancario
- Situazione rateale
- Stampe bilanci
- Scritture contabili
- Chat condominiale
- Incassi condominio
- Manutenzioni
- Comunicazioni
- Privacy
- Ripartizioni
- Convenzioni e proposte commerciali
- Numeri utili
Ecco quindi che il sito web del condominio è molto costoso, più limitato e più oneroso per responsabilità ed impegno per l’amministratore. Il portale condomini è molto più economico, completo, sicuro, pratico, oltre ad agevolare e non complicare il lavoro dell’amministratore.
